1 W EB DEL BUFETE BERNAL BERROCAL G UÍA DEL USUARIO.

2 Cuando accedemos a la página web de Bufete Bernal Berrocal (www.bufetebernalberrocal.net) encontramos la pantalla de inicio que vemos arriba. Aunque el contenido de las pestañas “Empresa “ y “Servicios” es descriptivo, les invitamos a que lo lean para que brevemente conozcan algunas diferencias con muchos otros despachos de administración de fincas. Pero lo realmente importante de esta web se encuentra en la pestaña “Comunidades.”www.bufetebernalberrocal.net

3 Una vez que pinchamos en la pestaña comunidades, se nos abre una ventana en la que introducir nuestro nombre de usuario, nuestra clave y aceptaremos, marcando la casilla, el “Aviso legal y política de privacidad.” A continuación pulsamos “ ENTRAR ”.

4 En esta pestaña “ Comunidades ” es donde se encuentra el núcleo fundamental de la información de esta web. Parte del contenido es de acceso restringido y parte es de acceso libre. El esquema es el siguiente (si pinchamos en los números entre paréntesis vamos a la explicación de cada ejemplo):

5 MI COMUNIDAD LEGISLACIÓN Y COMENTARIOS COMERCIALCOMERCIAL (24).(24). GUÍA DEL USUARIO DOCUMENTOS  Documentos básicos (6, 7). Documentos básicos6, 7).  Convocatorias y circulares (8) Convocatorias y circulares 8)  Actas de juntas (9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19). Actas de juntas 9, 10,11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19).  Escritos de gestión (20). Escritos de gestión (20).  Contratos comunidad (20).20).  Presupuestos(20). Presupuestos(20). NORMAS MÁS RELEVANTES (23). Normativa de consulta más frecuente para asuntos de comunidades de propietarios. INMOBILIARIAS Compre, venda o alquile sus inmuebles en las mejores condiciones del mercado y con la garantía de un Agente de la Propiedad colegiado. Compruebe aquí las posibilidades de la web. Los enlaces (números entre paréntesis) le llevan al apartado que trata ese asunto en la guía. CUENTAS  Ejercicio actual. Balance sumas y saldos (14).(14). Balance presupuestarioBalance presupuestario (13).(13). Cuenta de explotación (12).(12). Extracto de cuentasExtracto de cuentas (21).(21). Listado de deudores por fincas (17). Presupuesto del ejercicio (16).(16).  Ejercicios anteriores Extractos de cuentas (el resto, en las actas correspondientes) (21).Extractos de cuentas(21). ENLACES A BOLETINES (23). Enlace al BOE, que incluye enlaces al resto de los boletines oficiales (autonómicos, provinciales, etc.) de España y las Comunidades Europeas. OFERTAS CONSUMO Condiciones muy favorables negociadas con diversas empresas para beneficio de los miembros de las comunidades que administramos. INCIDENCIASINCIDENCIAS (22).(22).  Mantenimiento, reparación y conservación  Ejecución de acuerdos de Junta  Seguimiento de siniestros con la aseguradora COMENTARIOS DEL ADMINISTRADOR (23). Estudios detallados de la regulación en materia de propiedad horizontal, hechos para dictámenes, juicios, etc. OTRAS *Toda la información de esta guía es de libre acceso, pero en la web en sí sólo es de libre acceso la de los recuadros VERDE. La de los recuadros ROSA necesita clave de acceso."

6 Mi comunidad. Documentos. Documentos básicos (1). Escritura de División Horizontal. Es el documento fundamental de la comunidad, pues en ella se detallan todos los inmuebles que la integran, las cuotas (coeficientes) de participación, que van a determinar las cuotas a pagar, y los estatutos o algunas normas estatutarias. En el ejemplo, muy sencillo, se muestran la descripción de un piso, con su cuota de participación y la remisión a la Ley de Propiedad Horizontal sin otras peculiaridades estatutarios para este edificio.

7 Mi comunidad. Documentos. Documentos básicos (2).  Escritura de División Horizontal.  Otras veces, la escritura de división horizontal otorga más de una cuota de participación (coeficiente)a una finca, bien por tratarse de una comunidad con varios portales o con varios edificios. En tal caso, un coeficiente será para el portal o edificio y el otro para el conjunto.  En principio, esto puede ser indicio de la existencia de una mancomunidad o de una subcomunidad, pero no es este el momento de tratar esas cuestiones.  Otros documentos que pueden encontrarse en el apartado de documentos básicos.  Licencia de primera ocupación, licencia de piscina, reglamento de régimen interior, etc.

8 Mi comunidad. Documentos. Convocatorias y circulares. La convocatoria es el documento mediante el que la comunidad llama a los propietarios para celebrar la Junta General. A menudo se le da escasa importancia pues son muchos los que piensan que es un mero papelito en el que basta con poner algunos asuntos, el día y la hora de la reunión y en ella ya se tratará todo lo que se les ocurra a los asistentes. Esto es un gran error, pues de la convocatoria depende, en principio, que los acuerdos puedan adoptarse o no, e incluso que la Junta General sea válida o nula. Idea de su importancia la da que la Ley regula la convocatoria de la Junta con mayor amplitud que la dedica al acta. A la izquierda muestro una convocatoria con los requisitos mínimos para su validez. En la zona restringida se explican con mayor amplitud todos los aspectos de una convocatoria. Las circulares son documentos informativos.

9 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (1). El acta de la junta es el documento en el que se recogen los asistentes a una Junta General, su derecho a voto o no, la aprobación o no de las cuentas del ejercicio anterior y del presupuesto para el nuevo ejercicio, así como los demás acuerdos adoptados por los miembros de la comunidad, Especial importancia tiene la liquidación de los saldos deudores, pues es requisito legal para iniciar el procedimiento monitorio (en la zona restringida se explican las diferencias y las ventajas sobre el proceso verbal). Pese a todo lo dicho, el acta no tiene naturaleza constitutiva (es decir, los acuerdos adoptados válidamente son ejecutivos, aunque no se hayan reflejado en el acta), sino que es un medio de prueba privilegiado sobre lo que aconteció en una Junta General. Las actas deben constar en un libro diligenciado por el Registro de la Propiedad competente (art.19.1 LPH)

10 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (2). Art. 19 LPH: 2. El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias: a) La fecha y el lugar de celebración. b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido. c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria. d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación. e) El orden del día de la reunión. f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

11 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (3.1). Entrando ya en los puntos del orden del día, y aunque el art. 19 LPH no los establece expresamente, del contenido de la Ley de Propiedad Horizontal resulta claro que al menos 3 asuntos han de tratarse necesariamente (art. 14 LPH): a) Nombrar los cargos. Esto es necesario aunque no se haya incluido en el orden del día. Lo explicaré con detalle más adelante. b) Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos de la Comunidad. c) Aprobar las cuentas del ejercicio finalizado. Por cuestión de método empezaré por este último punto, para mí, de los más importantes, pues explica dónde está el dinero de la comunidad, permite un seguimiento continuo de la economía de la comunidad e incluso revela errores o mala práctica del administrador. Empezaré por la cuenta de resultados.

12 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (3.2): Cuentas del ejercicio anterior. Cuenta de resultados. La cuenta de resultados es la de que, de un modo más simple, nos permite comprobar el resultado global de una ejercicio. A la izquierda de la tabla se transcriben los totales de todas las cuentas de gastos de la comunidad. A la derecha, el saldo de todas las cuentas de ingreso. La diferencia entre ingresos (total marcado en amarillo) y los gastos (total marcado en azul) determinará un superávit (es decir, un “beneficio”) si los ingresos han sido superiores a los gastos, como ocurre en este caso (superávit marcado en verde) o un déficit (una “pérdida”) si los gastos hubiesen sido mayores que los ingresos. Esta tabla sirve para comprobar el resultado del ejercicio, pero no la disponibilidad de fondos, pues puede ocurrir que no todos los ingresos se hayan cobrado o que no todos los gastos se hayan pagado. Por último, solo para poder comparar fácilmente, también detallo los ingresos y gastos del ejercicio anterior.

13 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (3.3): Cuentas del ejercicio anterior. Balance presupuestario. En principio, el balance presupuestario compara por partidas el presupuesto aprobado para cada gasto y el coste real de cada bien o servicio de la comunidad durante el ejercicio y es así la mejor guía para el presupuesto del nuevo ejercicio. Sin embargo, comparando el balance presupuestario se obtiene mucha mayor información, como se explica en el ejemplo contiguo.

14 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (3.4): Cuentas del ejercicio anterior. Balance de sumas y saldos. En el balance de sumas y saldos se muestra el movimiento de todas las cuentas durante el ejercicio. La cuenta 12900000 muestra el estado acumulado de la comunidad (si hay un número negativo, ese número es el saldo positivo de la comunidad). Las cuentas que empiezan por 41 son las de los acreedores (a los que la comunidad debe dinero). Las que empiezan por 43, las cuentas de los propietarios (normalmente, solo se mostrará el total por motivos de espacio, aunque el importe total se puede ver en la contabilidad de la comunidad, también disponible). Las cuentas que empiezan por 57 son las de tesorería, e indican el dinero efectivo que tiene la comunidad. Las que empiezan por 6 son las cuentas de gasto, y deben coincidir con las de la cuenta de resultados. Las que empiezan por 7 son las cuentas en las que se generan ingresos (cuotas, alquileres, indemnizaciones,…) para la Comunidad.

15 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (3.5): Cuentas del ejercicio anterior. Resumen de tesorería. Esta tabla nos permite ver con facilidad la situación de liquidez de la comunidad, los acreedores y deudores, los ingresos que realmente se han cobrado y los gastos que realmente se han pagado

16 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (4): Presupuesto del nuevo ejercicio. El presupuesto que se presente debe responder a la realidad del gasto de la comunidad, para evitar las situaciones de falta de liquidez que paralicen su funcionamiento. Es importante para ello contar, como mínimo, con un buen balance presupuestario y un resumen de tesorería veraz. Salvo excepciones (p. ej., que por una situación de gran remanente de la comunidad se acuerde mantener las cuotas por debajo del nivel de gasto previsto), la aplicación a ese presupuesto de la cuota de participación de la escritura, de cada vivienda y las especialidades que contengan los Estatutos (p. ej., que los locales comerciales no contribuirán al mantenimiento de los ascensores) determinará la cuota que cada inmueble haya de pagar.

17 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (5): Reclamación judicial a morosos. Ya hemos visto cómo se calcula la cuota que cada propietario debe pagar. Antes también vimos (“Actas de las juntas. Cuentas del ejercicio anterior. Balance de sumas y saldos”) que no todos los propietarios pagan sus cuotas (los que aparecen con un saldo positivo al final del ejercicio. ¿Es necesario liquidar siempre los saldos deudores para poder reclamarles judicialmente las cantidades adeudadas? No. Solo es necesario cuando se quiere emplear el procedimiento monitorio para reclamar esa deuda. Este procedimiento solo representa una ventaja temporal si no hay oposición por parte del deudor contra el que se dirige, pero frente a los procedimientos declarativos tiene la ventaja de que tanto los gastos extrajudiciales como judiciales de reclamación de la deuda serán por cuenta del deudor.

18 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (6): Renovación de cargos. En el artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal se establece que la duración de los cargos será de un año. En el artículo 16 de la misma Ley se dice que la Junta General Ordinaria será anual, por lo que en buena lógica será esta Junta Ordinaria la que nombre los cargos, pues es a la Junta General a la que se atribuye esa competencia (art. 14.a LPH). Por ello, aunque no se hubiese incluido en el orden del día de la Junta General Ordinaria creo que se pueden elegir (nombrar, renovar, reelegir) en ella los cargos. En principio, además de la Junta General, son obligatorios solo el Presidente, el Secretario y el Administrador, pudiendo estos últimos englobarse en uno (Secretario-Administrador), cuyas funciones además podrá ejercer el Presidente. Respecto a la existencia de otros cargos, (vicepresidentes, vocales, censor de cuentas), por analogía a lo dispuesto para el vicepresidente, su existencia y número es facultativa de la Junta. Esto significa que, a diferencia de la presidencia, corresponde a la junta de propietarios decidir la necesidad, o no, de establecer o suprimir tales cargos y su nombramiento sin necesidad de reforma de los estatutos. No obstante es perfectamente admisible que mediante cláusula estatutaria se haya establecido su existencia, en cuyo caso el nombramiento vendría impuesto por el propio título constitutivo de la comunidad. De los tres sistemas para el nombramiento de Presidente y Vicepresidente (elección, turno rotatorio o sorteo), la LPH prefiere el primero, del que los otros son subsidiarios (art. 13.2 LPH), por lo que siempre que haya candidatos a los cargos habrá que proceder a votación (salvo que los estatutos establezcan imperativamente otro sistema).

19 Mi comunidad. Documentos. Actas de las juntas (7): Otros asuntos de interés. Aquí cabe todo, desde aprobar la pintura del edificio a sustituir el ascensor, comprar plantas para el portal, etc. Aunque la Ley solo exige que en el acta consten los acuerdos adoptados, mi experiencia me dice que, sobre todo en asuntos de gran importancia económica o que puedan ser controvertidos, se exprese lo mejor posible el por qué del acuerdo, recogiendo los diferentes puntos de vista expresados durante la celebración de la Junta General. La razón práctica de esto es que en muchos casos se evitarán impugnaciones y si éstas se produjesen, en buena medida los argumentos de la mayoría y de la minoría ya estarían recogidos en acta, con lo que desaparece en buena medida las alegaciones de posible abuso de derecho desinformación al adoptarse el acuerdo.

20 Mi comunidad. Documentos. Escritos de gestión. En este apartado podrán consultarse todos los escritos de gestión dirigidos tanto a los organismos públicos (Ayuntamiento, Junta de Andalucía, etc.) como privados (otros administradores, escritos dirigidos a los vecinos, etc.) así como, en su caso, las respuestas. Mi comunidad. Documentos. Contratos comunidad. Todos los contratos de servicios y otros que afectan a la comunidad. Dependiendo de los casos: Seguro. Limpieza. Mantenimiento de ascensor. Mantenimiento eléctrico, grupo de presión, portero automático, portón de garaje. Apertura de cuenta bancaria. Jardinería. Contrato para pintura o para reparar el edificio. Etc. Mi comunidad. Documentos. Presupuestos. Cualquier propietario puede presentar presupuesto para el servicio que desee. Los presupuestos se publicarán inicialmente sin precios, para evitar competencia desleal y, una vez presentados a la Junta General y aprobado el que sea, se publicarán ya con precios para que los propietarios conozcan mejor los motivos de la elección. Es una forma, además, de dificultar la triste práctica del cobro de comisiones las cuales al final representan mayor carestía para la comunidad.

21 Mi comunidad. Cuentas. Ejercicio actual // Ejercicios anteriores. Casi todas las cuentas se han explicado en los apartados dedicados al acta. Explico ahora los libros mayores de cada cuenta, en los que se van anotando cada asiento de ingreso o gasto de la cuenta. El saldo final de cada libro mayor es el que pasa al balance de sumas y saldos y, como vimos, de éste derivan el resto de tablas de presentación de las cuentas. Las cuentas del grupo 7 (ingresos) no se mostrarán porque básicamente son las cuotas y su importe aparece en las cuentas de las fincas. En cuanto a las cuentas de ejercicios anteriores, sólo constarán los libros mayores porque el resto de cuentas estarán incluidas en las actas en cuyas juntas se presenten para su aprobación.

22 Mi comunidad. Incidencias. Cuando hablamos de incidencias nos referimos a todos aquellos asuntos que afectan al funcionamiento normal de la comunidad y que requieren un trabajo concreto para resolverlos. Pueden ser reparaciones, trabajos de conservación, solicitud de permisos, etc. La idea es que tanto la persona que comunica la incidencia (p. ej., rotura de un cristal) como los demás miembros de la comunidad sepan lo que ocurre y cómo y cuándo se está trabajando para solucionar el problema. De momento, es una opción informativa, aunque estamos trabajando para comprobar si resulta interesante y eficaz como una vía de comunicación concreta entre la comunidad y el administrador. Por meros criterios de clasificación las he dividido en 3 categorías: 1) Mantenimiento, reparación y conservación; 2) ejecución de acuerdos de Junta y 3) Seguimiento de siniestros con la aseguradora. En todos los casos, el método es el mismo.

23 Legislación y comentarios Se divide en tres apartados: NORMAS MÁS RELEVANTES Normativa de consulta más frecuente para asuntos de comunidades de propietarios. Es obvio, la Ley de Propiedad Horizontal y otras. ENLACES A BOLETINES La del BOE es una web excepcional, que incluye enlaces al resto de los boletines oficiales (autonómicos, provinciales, etc.) de España y las Comunidades Europeas. Además, se puede consultar jurisprudencia, versiones anteriores de las leyes, etc. Un lujo cuya única dificultad es su cantidad de información, que para el profano en Derecho puede suponer cierta dificultad. COMENTARIOS DEL ADMINISTRADOR Más de 20 años de estudio de la LPH y contrastar con otros autores mis conclusiones me permiten aportar mi granito de arena en esta materia. Soluciones a cómo dotar de fondos a una comunidad con alta morosidad, qué hacer si el administrador se niega a cumplir la orden de convocar una Junta General cuando se lo pide el Presidente, medidas para intentar evitar la entrada de “okupas” en la finca o si es necesario modificar los estatutos para nombrar vicepresidente en una comunidad se irán tratando poco a poco aquí.

24 Comercial Una cartera potencialmente importante de clientes ha motivado que durante años los comerciales de los más diversos sectores hayan acudido a mi oficina con idea de que pusiera a su disposición esa cartera. Sin embargo, en parte por la Ley de Protección de Datos, en parte porque mi tarea debe resultar lo menos molesta para los miembros de las comunidades, hasta ahora siempre he rechazado esas “ofertas de colaboración” porque los métodos suelen ser bastante invasivos. Pero ahora, todos lo sabemos, la tecnología de la comunicación ha alcanzado unos niveles insospechados hace una década. Y son precisamente las nuevas tecnologías lo que me permite, sin vulnerar la intimidad de ningún propietario, negociar precios excelentes con múltiples proveedores, comunicando a los miembros de las comunidades que administro ofertas que pueden resultar muy interesantes, como p. ej., rebajar la factura de la luz de su casa entre un 10 % y un 15 % sin coste alguno, o aumentar las coberturas de su seguro rebajando además su precio, o conseguir la instalación de alarmas y su posterior mantenimiento a precios mucho más bajos que los de mercado. Son algunos ejemplos de lo que se puede lograr negociando para 100 o 200 clientes y si algo le interesa, Vd. solo tendrá que acudir a comprar o contratar lo que necesite, sin que le den la lata en casa.