1 Wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji w IBL PAN i przekazywania jej do archiwum zakładowego Warszawa, 1 marca 2011 r.
2 Zagadnienia Ogólnie o przepisach i dokumentacjiDefinicja sprawy i komórki merytorycznej Rejestrowanie sprawy Zakładanie teczki aktowej Przygotowanie teczek spraw do archiwum Instytutu
3 Przepisy kancelaryjno-archiwalneinstrukcja kancelaryjna (zasady postępowania z dokumentacją) jednolity rzeczowy wykaz akt (klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji) instrukcja archiwalna (funkcjonowanie archiwum zakładowego) Wprowadzone Zarządzeniem nr 2 z dnia 9 czerwca 2005 roku Dyrektora IBL PAN
4 Jednolity rzeczowy wykaz aktklasyfikacja akt, powstających w wyniku działalności Instytutu kwalifikacja archiwalna akt (kat. A lub B) używany do rejestracji spraw klasy końcowe oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym
5
6 Materiały archiwalne (kat A)wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa i statystyczna, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na jej sposób wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. przechowywania i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego Są przeznaczone do wieczystego
7 Dokumentacja niearchiwalna (kat. B)to część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną, dowodowo-prawną oraz dla celów kontrolnych i nie stanowi materiałów archiwalnych, po upływie okresu przechowywania ulega brakowaniu Przykładowo: B5, B10, B50, BE5
8 Akta sprawy cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierają dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy
9 Komórka merytoryczna komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danej sprawy i która w tym zakresie powinna posiadać całość dokumentacji 9
10 10
11 W przypadku zespołów powoływanych w celu realizacji określonego projektu powinna zostać wytypowana właściwa komórka organizacyjna, która będzie gromadzić dokumentację i przekazywać ją do archiwum Instytutu. 11
12 Rejestracja przykładowej sprawy związanej z organizacją konferencji
13 komórka merytoryczna gromadząca dokumentację sprawy: Pracownia Literatury Średniowieczaustalenie, czy została już założona teczka na konferencje, jeśli nie to należy ją opisać
14 tytuł teczki z hasła klasyfikacyjnegoElementy opisu teczki znak teczki kategoria archiwalna tytuł teczki z hasła klasyfikacyjnego
15 rejestracja sprawy w spisie sprawsprawa otrzymuje znak: PLŚ – 410-1/11 spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych dołączony do teczek aktowych znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej sprawy, grupy spraw oraz numer kolejny ze spisu spraw
16 Formularz spisu spraw 16
17 Kolejne dokumenty np. listy uczestników, protokoły, sprawozdania, referaty i inne materiały naukowe, zaproszenie stanowią sprawę tej konferencji i otrzymują ten sam znak sprawy, nie są więc rejestrowane pod odrębnymi numerami w spisie spraw 17
18 W uzasadnionych przypadkach kierownicy komórek organizacyjnych mogą rozwijać klasy trzeciego i niższych rzędów na klasy pochodne Warunki: propozycję poszerzenia wykazu należy zgłosić do Archiwum Instytutu zachowuje się kategorię archiwalną, ustaloną w klasie wyższego rzędu
19 Wyciąg z jrwa każda komórka organizacyjna IBL sporządzawyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt, wskazujący na hasła klasyfikacyjne właściwe dla spraw prowadzonych według zakresu kompetencji danej komórki (patrz definicja komórki merytorycznej) wyciąg z jrwa przesyłany jest do Archiwum Instytutu
20 Jak długo przechowywać teczki spraw w registraturze?dokumentację spraw zakończonych komórki organizacyjne przechowują przez okres 2 lat (licząc od 1 stycznia następnego roku) jeśli akta spraw są potrzebne dłużej w registraturze, to po formalnym przekazaniu ich do archiwum, można je wypożyczyć
21 Przekazywanie dokumentacji do Archiwumakta przekazuje się wyłącznie kompletnymi rocznikami na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego znaki teczek wpisuje się w spisie zdawczo-odbiorczym kolejności symboli klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt do teczki dołącza się spis spraw, także inne środki ewidencyjne (rejestry, kartoteki) 1 podpisany egzemplarz spisu zdawczo – odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej i stanowi dowód przekazania akt
22 Formularz spisu zdawczo-odbiorczego 22
23 Teczki spraw kat. A - przekazywanie do Archiwumwszystkie pisma w teczce powinny być pogrupowane w sprawy ułożenie spraw w kolejności liczby porządkowej spisu spraw w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie od najwcześniejszego (wszczynającego sprawę) wyłączenie z akt spraw: spinaczy, zszywek i innych metalowych części, koszulek plastikowych, zbędnych identycznych kopii tych samych pism, brudnopisów pism (jeśli nie zawierają istotnych poprawek) 23
24 Teczki spraw kat. A - przekazywanie do Archiwumscalenie dokumentacji papierowej w uzgodnieniu z Archiwum Instytutu ponumerowanie wszystkich zapisanych stron pism miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu oznaczenie liczby stron na wewnętrznej części tylnej okładki w postaci zapisu: „Niniejsza teczka zawiera…stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby paginującej akta]” spisanie danych z teczek na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego (4 egzemplarze spisu)
25 Teczki spraw kat. B - przekazywanie do Archiwumwszystkie pisma w teczce powinny być pogrupowane w sprawy ułożenie spraw w kolejności liczby porządkowej spisu spraw w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie od najwcześniejszego (wszczynającego sprawę) spisanie danych z teczek na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego (3 egzemplarze spisu)
26 Dokumentacja kat. Bc (do dyskusji)Akta zaliczone do kategorii Bc po ich wykorzystaniu komórki organizacyjne mogą przekazywać na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Zakładowym. W tym celu należy przygotować spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie i przekazać ten spis do Archiwum Zakładowego. Dokumentacja może zostać zniszczona dopiero na podstawie protokołu brakowania.
27 Formularz spisu dokumentacji niearchiwalnej 27
28 Dziękuję za uwagę Wioletta Lipińska Archiwum IBL PAN 28