1 Wsparcie jst w zakresie budowy elektronicznej administracji.Spotkanie informacyjne dla przyszłych Beneficjentów konkursu nr 2/POKL/5.2.1/2013 Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Warszawa, 04 luty 2014 r.

2 Plan prezentacji: Urząd w liczbach - zarządzanie dokumentacjąSystemy dedykowane - zarządzanie Urzędem i Miastem Systemy dedykowane a wymagania dla systemu EZD EZD w Urzędzie - doświadczenia Przykłady wdrożonych i planowanych integracji z EZD

3 Urząd Miasta Lublin w liczbach1 330 pracowników (w tym: sp. urzędniczych, 142 sp. pomocniczych) 48 komórek organizacyjnych (w tym SSP i WSP) 24 lokalizacje ponad 200 miejskich jednostek organizacyjnych ponad 50 systemów (aplikacji, portali) informatycznych

4 Urząd Miasta Lublin w liczbachponad 50 systemów informatycznych (aplikacji, portali) „wspomagających” pracę urzędników i … w roku 2012 blisko stron wydruków miesięcznie rocznie prawie ryz papieru w roku 2013 około stron wydruków miesięcznie rocznie prawie ryz papieru

5 Urząd Miasta Lublin w liczbachusługi świadczone w postaci dokumentów: decyzje postanowienia zaświadczenia informacje sprawozdania ankiety umowy ...

6 Urząd Miasta Lublin w liczbachusługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok - EZD

7 Urząd Miasta Lublin w liczbachusługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok - EZD nowe zadania dla jst , a … liczba wpływów ...

8 Urząd Miasta Lublin w liczbachusługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok – EZD wpływy do poszczególnych komórek organizacyjnych

9 Urząd Miasta Lublin w liczbachusługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wysyłane

10 Urząd Miasta Lublin w liczbachusługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wysyłane najbardziej kosztowne usługi …

11 Urząd Miasta Lublin w liczbachusługi świadczone w postaci dokumentów gromadzonych w aktach spraw

12 Zarządzanie Urzędem i Miastem Systemy dedykowane lata 2005 – 2008Projekt „Wprowadzenie elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i informatyzacja Biura Obsługi Mieszkańców” wykonano okablowanie strukturalne we wszystkich lokalizacjach Urzędu zbudowano nowoczesną serwerownię zakupiono sprzęt informatyczny wybudowano lub kupiono szerokopasmową infrastrukturę szkielet Miejskiej Sieci Teleinformatycznej

13 Nowoczesna serwerowniacentrum przetwarzania danych wirtualizacja zasobów chmura prywatna przeniesienie najważniejszych zasobów informatycznych serwery kasetowe + macierze FC przestrzeń RAW: GB RAM: MB rdzenie: 116 maszyny wirtualne: 60

14 Usługi realizowane w sieci IP Urzędudostęp do internetu dostęp do zasobów sieci (intranet, serwery usługowe, bazy chronione)‏ telefonia IP (h.323, SIP, komunikacja central, faxserver, obsługa faxów w całej sieci)‏ monitoring wizyjny miasta dostęp do Pesel-net serwery usługowe dla mieszkańców serwery mapowe i dane geoprzestrzenne publiczne punkty dostępu do Internetu hosting 170 szkół serwery media streaming kolokacja „zewnętrznych” serwerów internetowych

15 Miejska sieć światłowodowaponad 30 km

16 Systemy dedykowane zintegrowany systemu zarządzaniaobecnie14 modułów i 350 użytkowników 30 szkół podstawowych 65 przedszkoli 12 liceów 15 gimnazjów 25 zespołów szkół Rady dzielnic Zarząd Transportu Miejskiego Zarząd Dróg i Mostów Miejski Urząd Pracy Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie docelowo – wdrożenie 800 użytkowników

17 Wymagania dla systemu EZD:

18 Wymagania dla systemu EZD:

19 Wymagania dla systemu EZD:

20 Wymagania dla systemu EZD:

21 Po co integracje EZD z systemami dziedzinowymi?funkcjonowanie e-administracji powinno być oparte o: elektroniczne zarządzanie dokumentami - EZD (także elektronicznymi) elektroniczne systemy dziedzinowe elektroniczne rejestry referencyjne interoperacyjne działanie systemów używanych przez różne podmioty do realizacji ich usług oraz wymianę danych między tymi systemami

22 Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi?aplikacje dziedzinowe nie spełniają wymagań określonych dla systemu EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności: prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących prowadzenie spisów spraw wykonywanie dekretacji wykonywanie akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym

23 Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi?najczęściej systemy i aplikacje dedykowane dla administracji do realizacji określonych czynności nie są systemami elektronicznego zarządzania dokumentami i prowadzenia spraw są jedynie systemami wspomagającymi wykonywanie masowych wydruków dokumentów papierowych

24 Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi?- brak możliwości wygenerowania jakiegokolwiek raportu - brak możliwości wygenerowania dokumentu celem włączenia do akt sprawy - aplikacja dziedzinowa nie spełniająca wymagań określonych dla systemu EZD

25 EZD w Urzędzie - doświadczenia

26 EZD w Urzędzie – doświadczeniaElektroniczny System Obsługi Spraw i Dokumentów - EZD jeden rejestr dokumentów, spraw - usług zdalny dostęp do spraw i dokumentów praca grupowa na obiektach automatyczne metryki spraw elektroniczne dokumenty elektroniczne podpisy elektroniczna kancelaria monitorowanie terminowości elektroniczna sprawozdawczość i raportowanie

27 EZD w Urzędzie – doświadczenia

28 EZD w Urzędzie – doświadczeniawdrażanie systemu ESOD przygotowanie danych: słowników ewidencji do zarządzania systemem zarządzania uprawnieniami zarządzania kancelariami automatyzacji procesów certyfikacji

29 EZD w Urzędzie – doświadczeniaopracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wdrożenie etapowe etap I: I etap – lata 2008 – 2009 II etap – rok 2010 III etap – lata 2011 – 2012 PIERWSZY ETAP – wdrożenie pilotażowe: wybór użytkowników do wdrożenia w kolejnych etapach Kierownictwo Urzędu wydziały realizujące procesy wewnętrzne Urzędu: OK, IT, OM, OR, OW, BP wybór technik prowadzenia szkoleń e-learning szkolenia grupowe szkolenia indywidualne (stanowiskowe) wybór technik wdrażania systemu dwa zespoły wdrożeniowe - zespół wdrożeniowy Wykonawcy - zespół wdrożeniowy Urzędu

30 EZD w Urzędzie – doświadczeniapodsumowanie I etapu (maj 2008 – czerwiec 2009) dokonano oceny efektywności stosowanych technik szkoleniowych ustalono zasady dla etapów kolejnych - szkolenia: grupowe z przepisów instrukcji kancelaryjnej grupowe w sali komputerowej umiejętności obsługi komputera i oprogramowania biurowego praca w systemie indywidualne na stanowiskach pracy – porządkowanie akt bieżących pracownicy wchodzący w skład zespołu udoskonalili swoją wiedzę i umiejętności z uwagi na interdyscyplinarność członków

31 EZD w Urzędzie – doświadczeniaetap II (rok 2010): przygotowanie do wejścia w życie „nowej instrukcji kancelaryjnej” dostosowywanie systemu ESOD do wymagań EZD integracje z systemami dziedzinowymi - dedykowanymi

32 EZD w Urzędzie – doświadczeniaetap III (2011 – 2013) praktyka: nie każdy wdrożony jest wdrożony Kierownictwo Urzędu pracownik komórka organizacyjna bądź cierpliwy bądź pomocny monitoruj doradzaj przekonuj wdrożenie, szkolenia, integracje z systemami dziedzinowymi

33 EZD w Urzędzie – doświadczeniaetap III (2011 – 2013) szkolenia:

34 Integracje z EZD - systemy informatyczneAD Active Directory Integracje z EZD - systemy informatyczne

35 Wdrożone integracje z EZDintegracja z modułami dziedzinowymi - DOM, PE, SOWA

36 Wdrożone integracje z EZDintegracja z modułami dziedzinowymi - DOM, PE, SOWA

37 Wdrożone integracje z EZDpodpis kwalifikowany

38 Wdrożone integracje z EZDpodpis kwalifikowany dla wielu dokumentów

39 Wdrożone integracje z EZDpodpis kwalifikowany dla wielu dokumentów

40 Wizualizacja UPD w MdokWdrożone integracje z EZD Wizualizacja UPD w Mdok autoamtyczne zaczytanie danych

41 Wizualizacja UPD w MdokWdrożone integracje z EZD Wizualizacja UPD w Mdok

42 Wdrożone integracje z EZDusługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty elektroniczne

43 Wdrożone integracje z EZDintegracja z pocztą elektroniczną - decyzja, iż stanowi dokumentację tworzącą akta sprawy - „przeciągnięcie” do folderu EZD

44 Wdrożone integracje z EZDintegracja z pocztą elektroniczną - pobierz w EZD - utwórz dokument i dołącz do sprawy - dołącz jako plik do dokumentu

45 Wdrożone integracje z EZDintegracja z pocztą elektroniczną w roku 2013

46 Wdrożone integracje z EZDobsługa spraw w całości elektronicznie jako wyjątki w systemie EZD rok 2012

47 Wdrożone integracje z EZDdostosowanie do wymagań EZD

48 Wdrożone integracje z EZDobsługa spraw elektronicznie – rok 2012 wyjątki w EZD

49 Wdrożone integracje z EZDobsługa spraw w całości elektronicznie jako wyjątki w systemie EZD rok 2014

50 Wdrożone integracje z EZDuruchomienie elektronicznej urzędowej tablicy ogłoszeń – ETO UML dostępna w czterech lokalizacjach Urzędu oraz przez internet

51 Wdrożone integracje z EZD

52 Wdrożone integracje e-usługliczba publikacji na ETO UML

53 Plany do realizacji rozszerzanie dostępnych e-usług na ePUAPintegracja systemu obsługi spraw i dokumentów EZD z nowym CMS – konto klienta śledzenie spraw powiadamianie o etapie sprawy z modułami dziedzinowymi EWD, EG, SRASC, CKK, GIS w zakresie wymiany: danych z rejestrów, dokumentów wprowadzenia systemu EZD jako systemu podstawowego wprowadzenie możliwości wytwarzania w EZD dokumentów elektronicznych w formacie XML, powiązanych z właściwymi dokumentami definicyjnymi XSD i wizualizacyjnymi XSL

54 Dziękuję za uwagę! Iwona Woźniak