1 Wstęp do zarządzania projektamiIII zajęcia Metodyki zarządzania projektami
2 Program III zajęć Metodyka zarządzania PRINCE2Metodyka zarządzania PMI
3 PRINCE2 (1) PRoject IN Controlled EnvironmentsProjekty w sterowanych środowiskach
4 PRINCE2 (2) PRINCE2 obejmuje: Zarządzanie projektamiZarządzanie zasobami zaangażowanymi w wykonywanie prac PRINCE2 nie obejmuje: Specjalistyczne techniki związane z wytworzeniem produktu
5 Historia PRINCE2 Opracowany na podstawie PROMPT II1979 rok – zaadaptowanie PROMPT II przez CCTA 1983 rok – wzbogacenie PROMPT II o kwestie jakości 1989 rok - wykorzystanie PRINCE do rządowych projektów informacyjnych 1996 rok –PRINCE2 wytyczne do zarządzania wszystkimi rodzajami projektów
6 PRINCE2 – lokalizacja centrów egzaminacyjnychCentrum Rozwiązań Menedżerskich SA Jana Pawła II 61B Warszawa
7 Egzamin (1) I poziom – Foundation Sprawdzenie:Rozumienia zasad i terminologii Znajomości głównych ról w projekcie Znajomości procesów, komponentów, technik i zależności między nimi Test wyboru, 1 godzina, 38/75 pytań zalicza
8 Egzamin (2) II poziom – Practitioner Zastosowanie metodyki w praktyce9 case studies 9 pytań do każdego case study Każda odpowiedź warta 40 pkt Zalicza 180 pkt Możliwość korzystania z podręcznika 3 godziny
9 Terminologia Uzasadnienie biznesowe Klient Produkt Program DostawcaUżytkownik
10 Definicja projektu Środowisko zarządcze stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z określonym Uzasadnienie Biznesowym
11 PRINCE2 – życie projektu a produktuPomysł Studium Zlecenie przygotowania projektu Specyfikacja Konstruowanie Wykonanie Testowanie Przekazanie Ocena wartości Eksploatacja Złomowanie
12 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie
13 Przygotowanie projektu (1)Organizacja zespołu zarządzania projektem Założenia projektu Formuła realizacji projektu Oczekiwania jakościowe klienta Zarys uzasadnienia biznesowego Rejestr ryzyka Plan etapu inicjowania
14 Przygotowanie projektu (2)Mianowanie Członków zespołu zarządzania projektem Organizowanie zespołu zarządzania projektem Mianowanie przewodniczącego i kierownika projektu Przygotowanie założeń projektu Określenie formuły realizacji projektu Planowanie etapu inicjowania
15 Przygotowanie projektu (3)Odpowiednie władze Wystarczające informacje Wyznaczone osoby do etapu inicjowania Zaplanowane prace dla etapu inicjowania Organizacja wie, że będzie projekt i co się z nim wiążę
16 Inicjowanie projektu (1)Określenie jakości produktów Zaplanowanie projektu i określenie jego kosztów Przegląd Uzasadnienia Biznesowego Określenie ryzyk Zaangażowanie Komitetu Sterującego Stworzenie planu bazowego
17 Inicjowanie projektu (2)Dokument Inicjujący Projekt (DIP) Co? Dlaczego? Kto? Kiedy? Jak? Rejestr Jakości Rejestr Zagadnień Rejestr Doświadczeń Plan następnego etapu
18 Inicjowanie projektu (3)Doprecyzowanie uzasadnienia biznesowego i ryzyka Planowanie projektu Planowanie jakości Ustanowienie elementów sterowania Zestawienie DIP Ustanowienie systemu dokumentacji
19 Zarządzanie strategiczne projektemZarządzany przez Komitet Sterujący Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację planu etapu lub planu nadzwyczajnego Ustalenie zakresów etapów Wydawanie decyzji doraźnych Zamknięcie projektu
20 Sterowanie etapem (1) Bieżące zarządzanie projektem:Udzielanie zgody na wykonywanie prac Zbieranie informacji o postępach Śledzenie zmian Przeglądanie stanu etapu Raportowanie Podejmowanie działań korygujących Zarządzanie ryzykiem i zagadnieniami projektowymi
21 Sterowanie etapem (2) Bieżące zarządzanie projektem:Zgodnie z ustalonymi standardami jakości W ramach uzgodnionych: Kosztów Nakładów pracy Nakładów czasu Tak aby osiągnąć zdefiniowane korzyści
22 Sterowanie etapem (3) Grupy zadań Raporty okresoweZagadnienia projektowe Aktualizacja: Rejestru zagadnień Rejestru ryzyka Planu etapu Raporty o istotnych odchyleniach Przegląd uzasadnienia biznesowego
23 Sterowanie etapem (4) Podejmowanie działań korygujących Zgoda nawykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej Przegląd stanu etapu Analiza zagadnień projektowych Rejestrowanie zagadnień projektowych Przekazanie zagadnień projektowych Raportowanie okresowe
24 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (1)Uzgodnienie zakresu pracy Weryfikacja wykonania i jakości Ocena postępów i prognoza Uzyskanie zatwierdzenia
25 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (2)Plany zespołów Zagadnienia projektowe Aktualizacja Rejestru jakości Rejestru ryzyka Raporty z punktów kontrolnych
26 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (3)Przyjmowanie grupy zadań do wykonania Wykonywanie grupy zadań Oddanie grupy zadań Zgoda na wykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej grupy zadań
27 Zarządzanie zakresem etapu (1)Dostarczanie kluczowych informacji KS: Czy kontynuować projekt? Czy dalsza realizacja projektu jest zasadna? Czy zatwierdzić bieżący etap i rozpocząć następny? Określenie wartości tolerancji Rejestracja wyników Rejestracja doświadczeń
28 Zarządzanie zakresem etapu (2)Raport końcowy etapu Aktualna realizacja planu etapu Plan następnego etapu Aktualizacja: Planu projektu Rejestru ryzyka Uzasadnienia biznesowego Rejestru doświadczeń Plan zespołów
29 Zarządzanie zakresem etapu (3)Raportowanie końca etapu Uaktualnianie uzasadnienia biznesowego Planowanie etapu Uaktualnianie planu projektu Opracowanie planu nadzwyczajnego Uaktualnianie rejestru ryzyka
30 Zamykanie projektu Sprawdzenia stopnia realizacji DIPPrzekazanie produktów klientowi Zalecenie działań następczych Raport z doświadczeń Raport końcowy Archiwizacja Plan przeglądu poprojektowego Pismo o zamknięciu projektu
31 Planowanie (1) Proces powtarzalny Element innych procesówLista kontrolna produktów Uaktualniony rejestr ryzyka
32 Planowanie (2) Projektowanie planu Określenie i analizowanie produktówdziałań i współzależności Szacowanie Kompletowanie planu Analizowanie zagrożeń Harmonogramowanie
33 Komponenty Uzasadnienie biznesowe Organizacja PlanyElementy sterowania Zarządzanie ryzykiem Jakość w środowisku projektu Zarządzanie konfiguracją Sterowanie zmianami
34 Uzasadnienie biznesowePrzyczyna uruchomienia projektu Możliwe warianty realizacji produktu końcowego Oczekiwane korzyści Ryzyko Koszty i terminy Ocena inwestycji Ocena ogólna
35 Organizacja (1)
36 Organizacja (2)
37 Plany Produkty do wytworzeniaDziałania potrzebne do wytworzenia produktów Działania potrzebne do potwierdzenia jakości produktów Zasoby i czas potrzebny do wykonania niezbędnych działań Współzależności pomiędzy działaniami Zewnętrzne powiązania Termin prowadzenia działań Punkty kontroli i monitoringu postępów Uzgodnienie tolerancji
38 Elementy sterowania (1)Cele sterowania: Zachowanie opłacalności Wytworzenie wymaganych produktów Realizacja projektu zgodnie z harmonogramem, zaplanowanymi zasobami i kosztami
39 Elementy sterowania (2)Komitet Sterujący: Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację etapu/planu nadzwyczajnego Raporty okresowe Raporty o istotnych odchyleniach Ocena końcowa projektu Zatwierdzenie zamknięcia projektu
40 Elementy sterowania (3)Kierownik projektu: Bieżąca kontrola Wprowadzanie korekt nienaruszających uzasadnienia biznesowego Zgoda na wykonanie grup zadań Raporty z punktów kontrolnych Rejestr jakości Zagadnienia projektowe Rejestr ryzyka
41 Zarządzanie ryzykiem Identyfikacja zagrożeń Ocena zagrożeńOkreślenie możliwych reakcji na zagrożenie Wybór reakcji Planowanie działań i przydział zasobów Monitorowanie i raportowanie
42 Zarządzanie konfiguracjąJak i gdzie produkt będzie przechowywany Jakie będzie zabezpieczenie dla jego wprowadzenia i dostępu do niego Jak będzie identyfikowany produkt i jego kolejne wersje Kto odpowiada za konfigurację
43 Techniki Planowanie oparte na produktach Sterowanie zmianamiUstalenie jakie produkty są wymagane Określenie formatu każdego produktu Ustalenie kolejności wytwarzania produktów Określenie standardów jakości dla produktów Sterowanie zmianami Przegląd jakości
44 PMI Project Management Institute
45 Egzaminy i zasady PMP Test wyboru 4 godziny Test komputerowy 200 pytań25 „dummy questions” 61% poprawnych odpowiedzi zalicza test Najlepszy wybór Co 3 lata weryfikacja kwalifikacji PMP
46 Terminologia Karta realizacji projektu (Project charter) UżytkownicyZakres projektu (Project scope) WBS Pakiety pracy Portfolio
47 Projekt a proces Projekt to czasowe przedsięwzięcie mające na celu wytworzenie unikatowego produktu lub usługi Proces: Działanie, które podnosi wartość Nie ma budżetu, nie ma zakresu, małe ryzyko Zarządzanie projektami dąży do zarządzania procesowego
48 Procesy zarządzania projektem (1)Procesy w projekcie opisują i organizują pracę Zespół projektowy jest odpowiedzialny za: Wybór odpowiednich procesów Wykorzystanie dostępnych metody do określenia wymagań dla produktu Zgodność z wymaganiami
49 Procesy zarządzania projektem (2)Planuj Rób GRUPY PROCESÓW Inicjowanie Planowanie Wykonanie Monitoring i controlling Zamknięcie Sprawdzaj Działaj
50 Grupa inicjowania Potwierdzenie przyjęcia projektuKarta realizacji projektu Wstępny zakres projektu
51 Grupa planowania (1) Uwzględnienie zdania użytkowników Plan projektu:Określenie zakresu i plan zakresu Stworzenie WBS Określenie poszczególnych działań Określenie sekwencji działań Oszacowanie czasu i kosztów Budowa harmonogramu
52 Grupa planowania (2) Plan jakości Plan zarządzania zasobami ludzkimiPlan komunikacji Plan zarządzania ryzykiem Plan zakupów Określenie rezerwy menadżerskiej
53 Grupa planowania (3) Kamienie milowe Zadania Powiązania ZasobyZadania w czasie Organizacja Ryzyko Jakość
54 Grupa wykonania Wykonanie prac określonych w planieKoordynacja ludzi i zasobów Wdrażanie zaakceptowanych zmian Zapewnienie jakości Pozyskanie zespołu projektowego i jego rozwój Dystrybucja informacji Kontakt z potencjalnymi podwykonawcami
55 Grupa monitoringu i controllingu (1)Obserwacja i mierzenie Dostosowanie planu Dostarczanie informacji zwrotnej w wieloetapowych projektach Zarządzanie zmianą Raportowanie Prognozowanie Kontrola jakości
56 Grupa monitoringu i controllingu (2)Weryfikacja i kontrola zakresu Kontrola harmonogramu Kontrola kosztów Zarządzanie zespołem projektowym Zarządzanie użytkownikami Monitoring i kontrola ryzyka Administrowanie kontraktem
57 Grupa zamknięcia Oficjalne zamkniecie projektu Przekazanie produktuZamkniecie kontraktów z podwykonawcami
58 Obszary zarządzania Zarządzanie integracją Zarządzanie zakresemZarządzanie czasem Zarządzanie jakością Zarządzanie zasobami ludzkimi Zarządzanie komunikacją Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie zakupami
59 Zarządzanie integracją (1)Zapewnienie poprawnej koordynacji procesów Integracja Dopasowanie
60 Zarządzanie integracją (2)Procesy: Stworzenie karty realizacji projektu Stworzenie wstępnego zakresu projektu Stworzenie planu zarządzania projektem Kierowanie i zarządzanie wykonaniem projektu Monitorowanie i kontrola prac w projekcie Zintegrowane zarządzanie zmianą Zamknięcie projektu
61 Zarządzanie integracją - Karta realizacji projektuPołączenie projektu z organizacją Formalne potwierdzenie realizacji Zatwierdzona przez sponsora Dokument wewnętrzny organizacji Techniki wyboru projektu: Metoda mierzenia korzyści Model matematyczny
62 Zarządzanie integracją - Wstępny zakres projektuDefinicja projektu Doprecyzowanie wymagań: Związane z projektem produkty i usługi Metody akceptacji i kontroli zakresu Założenia, wymagania, ograniczenia Wstępna struktura organizacyjna Wstępna identyfikacja ryzyk Kamienie milowe Wstępny zakres prac Szacunkowe koszty
63 Zarządzanie integracją - Plan zarządzania projektemUwzględnia: Wykonanie Monitoring Kontrolę Zamknięcie Wybór, zakres i sposób wykorzystania procesów Potrzeby i metody komunikacji Wybór etapów Przegląd Plan bazowy
64 Zarządzanie integracją - Kierowanie i zarządzanie projektem (1)Wymaga dużej wiedzy od KP Wdrażanie zaakceptowanych zmian Unikanie zagrożeń Naprawianie błędów
65 Zarządzanie integracją - Kierowanie i zarządzanie projektem (2)Szkolenie i zarządzanie personelem Wybór i zarządzanie podwykonawcami Pozyskiwanie, zarządzanie i wykorzystywanie zasobów Wdrażanie zaplanowanych metod i standardów Tworzenie, kontrola i weryfikacja produktów Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie komunikacją Gromadzenie i przygotowywanie raportów Gromadzenie dokumentacji Wyciąganie wniosków na przyszłość
66 Zarządzanie integracją - Monitorowanie i kontrola pracZbieranie informacji o postępach w projekcie Realizowany przez cały czas trwania projektu Porównywanie wykonania z planem Śledzenie ryzyk Prognozy dotyczące kosztów i harmonogramu Monitoring wdrażania zaakceptowanych zmian Tworzenie raportów statutowych
67 Zarządzanie integracją - Zintegrowane zarządzanie zmianąRealizowane przez cały projekt Identyfikacja zmian Wpływanie na czynniki zmian Ocena i akceptacja wniosków o zmianę Utrzymywać spójność planu bazowego Dokumentowanie zmian Realizacja planów naprawczych
68 Zarządzanie integracją - Zamknięcie projektuZawsze formalne Finalizacja wszystkich formalności Zamknięcie administracyjne Zebranie wniosków Analiza sukcesów i porażek Archiwizacja Odbiór i akceptacja produktu
69 Zarządzanie zakresem Procesy: Planowanie zakresu Definiowanie zakresuStworzenie struktury prac projektu (WBS) Weryfikacja zakresu Kontrola zakresu
70 Zarządzanie zakresem - definiowaniaAnaliza wymagań Szczegółowe produkty i praca potrzebna do ich stworzenia Wspólne rozumienie zakresu Wyznaczenie ścieżki dla etapu Stanowi podstawę do oceny zmian
71 Zarządzanie zakresem - zakresCele projektu Opis zakresu produktów Wymagania projektowe Założenia i ograniczenia projektu Produkty projektu Kryteria akceptacji produktów Wstępna struktura organizacji Wstępne ryzyka Kamienie milowe Ograniczenia budżetowe Ocena kosztów Wymagania komunikacyjne Wewnętrzna specyfikacja projektu
72 Zarządzanie zakresem - WBSZorientowane na produktach Hierarchiczna dekompozycja Działania Zaplanowane Oszacowane kosztowo Podlegające monitoringowi i kontroli Organizacja i definicja zakresu Rozwija się wraz z rozwojem projektu Słowniczek WBS
73 Zarządzanie zakresem - kontrolaZarządzanie zmianą w zakresie Wpływanie na czynniki zmian Sterowanie wpływem zmiany Czuwanie nad zmianami Zarządzanie zmianą zakresu Integracja z innymi procesami kontroli
74 Zarządzanie czasem Definiowanie zadań Sekwencyjne ustawienie zadańSzacowanie zasobów zadań Szacowanie czasu zadań Budowa harmonogramu Kontrola harmonogramu
75 Zarządzanie kosztem (1)Granice wydatków Koszty zadań Decyzje w projekcie a koszt Plan zarządzania kosztami: Poziom dokładności Nośnik kosztów Progi kontroli Dopuszczalne odchylenia Formaty raportowania Opisy procedur
76 Zarządzanie kosztem (2)Szacowanie kosztów Budżetowanie Kontrola kosztów
77 Zarządzanie jakością (1)Zapewnie satysfakcji klienta Zakres jakości: Analiza zysków i kosztów Brenchmarking Optymalizacja parametrów Uwzględnia: Politykę jakości Cele i wymagania jakościowe
78 Zarządzanie jakością (2)Prewencja zamiast inspekcji Zaangażowanie kierownictwa Ciągłe doskonalenie (Kaizen) „zero effects” „gold plating” Straty jakościowe
79 Zarządzanie jakością (3)Planowanie jakości Plan zarządzania jakością System jakości projektu Metryka jakości Listy sprawdzające Zapewnienie jakości Audyty jakościowe Kontrola jakości
80 Zarządzanie jakością - kontrolaFizyczna weryfikacja produktów Wymaga wiedzy z zakresu statystyki Prewencja i inspekcja Technika rybiej ości (Ishikawa) Diagram Pareto Wykres kontroli
81 Zarządzanie jakością – rybia ośćmaszyna metoda materiał człowiek środowisko Korzeń problemu
82 Zarządzanie jakością – wykres kontroliGórna granica ingerencji Górna granica ostrzeżenia Średnia Dolna granica ostrzeżenia Dolna granica ingerencji
83 Zarządzanie zasobami ludzkimiOrganizacja i zarządzanie zespołem projektowym Procesy: Planowanie zasobów ludzkich System raportowania Plan zasobów (np. urlopy) Pozyskiwanie zespołu projektowego Budowa i rozwój zespołu Zarządzanie zespołem
84 Zarządzanie komunikacją (1)Zapewnienie terminowego i właściwego generowania, zbierania i gromadzenia informacji KP spędza 90 % na komunikacji Procesy: Planowanie komunikacji Dystrybucja informacji Dostarczanie raportów statusowych Zarządzanie użytkownikami
85 Zarządzanie komunikacją (2)Kodowanie i rozkodowywanie wiadomości Rodzaje komunikacji Aktywne słuchanie Efektywne słuchanie Obserwuj Myśl zanim powiesz Zadawaj pytania Powtarzaj Dawaj informację zwrotną
86 Zarządzanie komunikacją - planowanieDefiniowanie typu i formatu informacji Analiza wartości informacji Zewnętrzne potrzeby komunikacyjne (np. media) Technologia komunikacji Narzędzia komunikacji Częstotliwość
87 Zarządzanie komunikacją (3)Blokady komunikacyjne Pyskacz i maruda Odległość Nieprawidłowe odkodowanie Głuchy telefon
88 Zarządzanie komunikacją (4)Liczba kanałów komunikacyjnych dla N osób: N (N-1) 2
89 Zarządzanie ryzykiem Planowanie zarządzania ryzykiemIdentyfikacja ryzyka Analiza jakościowa ryzyka Analiza ilościowa ryzyka Plan odpowiedzi na ryzyko Monitoring i kontrola ryzyka
90 Zarządzanie zakupami Plan pozyskiwania i zakupów Plan kontraktowaniaZapytanie o cenę Wybór dostawcy Administrowanie kontraktem Zamknięcie kontraktu