1 Wykaz najczęściej popełnianych błędów przez Wnioskodawców/Beneficjentów w ramach RPO WiM 2007-2013 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko - Mazurskiego Ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn Tel. (0-89) 521-91-00, Fax. (0-89) 521-91-09 1Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

2 Pkt. B1 W pkt. B1 należy wskazać Numer Identyfikacji Podatkowej Jednostki Samorządu Terytorialnego. Instytucja Zarządzająca RPO WiM w nowoogłoszonych konkursach wymagać będzie numeru NIP JST. Nie będzie można wskazać numeru NIP Urzędu. Wnioskodawcy, którzy podpisali umowę będą zobowiązani do wystąpienia o nadanie numeru NIP dla JST oraz złożenia zgłoszenia VAT-R. Błędy na ocenie formalnej 2Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

3 3 Pkt. C 4.1 Wnioskodawcy nie wskazują linku do strony internetowej, na której zamieszczona została strategiczna ocena oddziaływania na środowisko dokumentów, na które się powołują. Większość dokumentów strategicznych opracowanych przez Wnioskodawców nie posiada strategicznej oceny oddziaływania na środowisko. Dokumentem posiadającym ww. opracowanie jest Strategia Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego do roku 2020 oraz Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury. Wnioskodawcy powinni wskazać linki do strategicznej oceny oddziaływania na środowisko ww. dokumentów. Błędy na ocenie formalnej

4 4Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Pkt. C4 Opis stanu istniejącego jest niejasny i nie wskazuje na stan infrastruktury, która jest przedmiotem projektu. Opis stanu istniejącego powinien jasno wskazywać na braki w infrastrukturze i kierunki działań, jakie należy podjąć aby wskazane problemy rozwiązać. Błędy na ocenie formalnej

5 5Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Opisując inwestycje, należy pamiętać, że należy wyraźnie wskazywać na zakres prac jakie zostały zaplanowane w ramach projektu. W opisie należy posługiwać się danymi liczbowymi wskaźników produktu. Należy zachować spójność danych z danymi wpisanymi w tabeli D 2.1 Posługując się danymi z dokumentacji technicznej, należy pamiętać, że wszystkie dokumenty powinny zawierać dane z tego dokumentu. Błędy na ocenie formalnej

6 6Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Pkt. D1 Błędny termin rozpoczęcia realizacji inwestycji. Rokiem rozpoczęcia realizacji inwestycji w przypadku projektów nie objętych zasadami udzielania pomocy publicznej jest rok podpisania umowy z wykonawcą, także na opracowanie dokumentacji technicznej lub studium wykonalności, wyłącznie jeżeli Wnioskodawca zaplanował w pkt. D4 iż wydatek poniesiony na ich przygotowanie będzie podlegał refundacji. Błędy na ocenie formalnej

7 Wnioskodawcy nie zachowują spójności z Pkt. E4 Należy pamiętać, że data podpisania umowy powinna być spójna z datami wskazanymi w pkt. dotyczącym prawa zamówień publicznych. Błędy na ocenie formalnej 7Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

8 8 Pkt. D2 Błędnie określone lata realizacji projektu Jako rok „0” należy wskazać rok rozpoczęcia realizacji inwestycji – jeśli projekt został rozpoczęty. W związku ze zmianą definicji rozpoczęcia realizacji projektu będzie to data podpisania umowy z wykonawcą na opracowanie np. dokumentacji technicznej. Rok bazowy to także rok opracowania ww. dokumentu. Błędy na ocenie formalnej

9 9Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Błędnie wskazane lata osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu. Najwięcej problemu dostarcza wypełnienie tabeli wskaźników jeśli wskaźniki rezultatu zostaną osiągnięte w następnym roku, po rzeczowym zakończeniu realizacji projektu. Należy w takim przypadku dodać kolejną kolumnę roku realizacji i wpisać w niej wartość danego wskaźnika. W przypadku wskaźników osiąganych w latach wcześniejszych ich wartość należy powtórzyć w dostawionej kolumnie. Osiągnięcie wskaźnika po rzeczowym zakończeniu realizacji projektu należy uzasadnić w polu dotyczącym monitorowania projektu. Błędy na ocenie formalnej

10 Pkt. E4 Wnioskodawcy nie wpisują wszystkich przewidzianych postępowań przetargowych. Zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych powyższej 14 tys. euro należy zastosować jeden z trybów ww. ustawy. Dane dotyczące przetargów już rozstrzygniętych często nie zawierają wymaganych danych. Należy wskazać numer procedury i datę ogłoszenia z Biuletynu Zamówień Publicznych. Błędy na ocenie formalnej 10Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

11 11Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Studium wykonalności Dane zawarte w studium różnią się od danych z wniosku o dofinansowanie projektu oraz pozostałych załączników np. dokumentacji technicznej. Najczęściej niespójność dotyczy wartości wskaźników produktu i rezultatu w stosunku do pola D2, wartości projektu, wydatków kwalifikowalnych i wartości dofinansowania, także w rozbiciu na lata. Różnice dotyczą także harmonogramu realizacji inwestycji. Studium wykonalności jest dokumentem stanowiącym załącznik do wniosku i powinno zawierać informacje z nim zgodne. Błędy na ocenie formalnej - załączniki

12 12Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Załączniki 2a i 2b Załącznik 2a powinien zostać wypełniony zgodnie z instrukcją dołączoną do Instrukcji wypełniania załączników. Należy pamiętać, że sposób wypełnienia załącznika powinien być powiązany i wynikać z dokumentów dołączonych do formularza – m. in. Decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach. Błędy na ocenie formalnej - załączniki

13 13Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Do wniosku Wnioskodawca powinien dołączyć wszystkie dokumenty potwierdzające przeprowadzenie oceny oddziaływania na środowisko oraz dokumenty związane z Natura 2000, w tym mapkę lokalizującą projekt na obszarze objętym programem Natura 2000. Błędy na ocenie formalnej - załączniki

14 Dokumentacja techniczna wniosku oraz załączniki „lokalizacyjne” (np. „decyzja o warunkach zabudowy, decyzja o lokalizacji drogi) oraz decyzja o pozwoleniu na budowę często zawierają inne dane dotyczące umiejscowienia inwestycji (numery działek) oraz szczegółowych danych np. długości, powierzchni. Wnioskodawca powinien zapewnić spójność informacji zawartych we wszystkich dokumentach. Błędy na ocenie formalnej - załączniki 14Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

15 15Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Wnioskodawca powinien posiadać prawo do dysponowania nieruchomością na cele budowlane. W tym celu składa stosowne Oświadczenie, które często zawiera błędne dane niezgodne z dokumentacją techniczną i oraz dokumentami lokalizacyjnymi, np. decyzją o warunkach zabudowy oraz z pozwoleniem na budowę. Jeżeli Wnioskodawca nie jest właścicielem nieruchomości powinien przedstawić dokumenty potwierdzające, że jej właściciele wyrazili zgodę na realizację inwestycji na ich własności. Istotne jest właściwe wskazanie tytułu prawnego z którego wynika prawo do dysponowania nieruchomością. Błędy na ocenie formalnej - załączniki

16 16Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie W celu ułatwienia oceny przez ekspertów i wskazania sposobu dokonywania wyliczeń Wnioskodawcy powinni dołączyć do wniosku obliczenia w formie elektronicznej w programie MS Exel lub OpenOffice z zablokowanymi formułami oraz arkusze obliczeń. Przyśpieszy to weryfikację projektu oraz wyeliminuje ewentualne pytania ekspertów dotyczące sposobu dokonywania obliczeń. Błędy na ocenie merytorycznej

17 17Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Powtarzającym się błędem jest przygotowanie studium wykonalności niezgodnie z wytycznych do studiów wykonalności. Dokument ten zawiera wskazówki, ale także obowiązkowe elementy dla danej osi, czy działania np. okresy referencyjne, sposób obliczania amortyzacji, wyliczanie możliwości finansowanie inwestycji, szczególnie w odniesieniu do finansowaniu inwestycji z kredytu. Często uwagi dotyczą przeszacowania wskaźników np. B/C, NPV. Błędy na ocenie merytorycznej

18 18Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Problemem jest też kalkulacja kosztów i korzyści. Często wykazywane są wyłącznie korzyści społeczne inwestycji bez wskazania żadnych kosztów społecznych danego przedsięwzięcia. Pojawiającym się błędem jest błędne wyliczanie wskaźników. Często dotyczy to projektów w ramach Osi Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna i wskaźnika Oszczędność czasu w euro. Błędy na ocenie merytorycznej

19 Nie wszystkie wydatki wskazane przez Wnioskodawców powinny zostać uznane za kwalifikowalne. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwalifikowalność podatku VAT. Jeżeli Wnioskodawca przewidział udostępnianie infrastruktury podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy cywilno-prawnej podatek VAT jest niekwalifikowalny. Błędy na ocenie merytorycznej 19Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

20 Częstym problem w ocenie projektów infrastrukturalnych, szczególnie drogowych jest brak całej dokumentacji technicznej. W związku ze zmniejszeniem liczby poprawek na etapie oceny merytorycznej, prośba ekspertów o dostarczenie dokumentacji nie będzie uznawana za poprawkę. Błędy na ocenie merytorycznej 20Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

21 Problematyczna jest też kwestia związana z niezgodnością inwestycji z aktami prawnymi. Przykładem jest między innymi szerokość projektowanej drogi lub w przypadku projektów dotyczących bazy hotelowej wymogi dotyczące standardów jakie powinien spełniać obiekt aby uzyskać zakładaną ilość „gwiazdek”. Przygotowując inwestycję należy zwrócić szczególną uwagę na wymogi wynikające z aktorów prawnych. Przedsięwzięcia niezgodne z obowiązującym prawem nie mogą otrzymać dofinansowania. Błędy na ocenie merytorycznej 21Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

22 Istotnym elementem w projektowaniu inwestycji powinno być zapewnienie dostępu dla osób niepełnosprawnych. Mimo, iż obowiązek ten wynika z aktów prawnych nie zawsze jest przestrzegany. W przypadku projektów realizowanych w obiektach objętych ochroną konserwatorską należy w projekcie uwzględnić wszystkie elementy zawarte w uzgodnieniach z Konserwatorem Zabytków. Błędy na ocenie merytorycznej 22Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

23 W przypadku dokumentów dotyczących oceny oddziaływania na środowisko problematyczne jest określenie w której grupie znajduje się projekt – inwestycji znacząco oddziałujących na środowisko (I), mogących znacząco oddziaływać na środowisko (II), oddziałujących na obszary objęte programem Natura 2000 (III) lub w żadnej w wyżej wymienionych. Wnioskodawca musi przedstawić odpowiednie dokumenty potwierdzające właściwe przyporządkowanie inwestycji do właściwej grupy. Błędy na ocenie merytorycznej 23Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

24 Dokumentacja jest poprawna wyłącznie jeżeli Wnioskodawca postępuje zgodnie z Ustawą o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko, Wytycznymi MRR w tym zakresie, zaleceniem MRR i GDOŚ dotyczącym przedsięwzięć na obszarach miejskich oraz w kwestiach wątpliwych z właściwymi Dyrektywami UE – 85/337/EWG w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko naturalne, Dyrektywa 92/43/EWG („Siedliskowa”), Dyrektywa 79/409/EWG („Ptasia”). Błędy na ocenie merytorycznej 24Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

25 W przypadkach, kiedy wydane zostało postanowienie o braku konieczności przeprowadzania oceny oddziaływania na środowisko, dokument taki powinien posiadać wyczerpujące uzasadnienie decyzji. Błędy na ocenie merytorycznej 25Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

26 Przed podpisaniem umowy Beneficjenci zobowiązani są do dostarczenia szeregu Załączników. Najwięcej problemów dostarcza złożenie poprawnych załączników potwierdzających posiadanie wkładu własnego na realizację inwestycji. Beneficjent powinien zachować spójność kwot z wnioskiem o dofinansowanie projektu. Wydatki niekwalifikowalne powinny pojawić się po stronie Beneficjenta, tak w całkowitej kwocie wkładu własnego jak i w rozbiciu na lata. 26Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Błędy przed podpisaniem umowy

27 Poza załącznikiem w postaci uchwały budżetowej wraz z załącznikami problemów przysparzają takie dokumenty: - Zaświadczenie dotyczące uiszczania opłat za korzystanie ze środowiska, - harmonogram rzeczowo-finansowy, -harmonogram udzielania zamówień publicznych. W przypadku obu harmonogramów problemem jest spójność z wnioskiem o dofinansowane projektu. 27Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Błędy przed podpisaniem umowy