1 Zarządzanie Procesami mgr Natalia Płomińska

2 Dziesięć kroków doskonalenia procesów (Page 2010)  1. Sporządź listę procesów  2. Wybierz proces i przygotuj dokument z założeniami  3. Narysuj mapę procesu  4. Oszacuj czas i koszty  5. Zweryfikuj mapę procesu  6. Zastosuj techniki usprawniania procesów  7. Stwórz mierniki i narzędzia  8. Przetestuj i popraw  9. Wprowadź nowy proces  10. Ciągle usprawniaj proces

3 3. Narysuj mapę procesu  Mapa procesu pokazuje sekwencję zdarzeń, które prowadzą od początku procesu do jego końca.

4

5 3. Narysuj mapę procesu  Od czego zależy szczegółowość mapy procesu?  Mapę szczegółową warto tworzyć gdy:  Proces angażuje wielu ludzi  Występuje wysoka rotacja pracowników w procesie  Proces jest częścią większego procesu biznesowego  Mapę ogólną warto tworzyć gdy  Proces jest słabo zdefiniowany, nie ma zgody co do tego, jak przebiega i jak funkcjonuje.  Proces jest złożony.  Proces charakteryzuje się wysoką zmiennością.  W jego skład wchodzi wiele podprocesów.

6 3. Narysuj mapę procesu  Tworzenie mapy rozpoczynamy od punktu startowego określonego w dokumencie.  Z punktu startowego powinna wynikać pierwsza czynność oraz stanowisko, które tę czynność wykonuje.  Obok każdej czynności, która polega na utworzeniu lub przetworzeniu dokumentu powinna znaleźć się nazwa tego dokumentu.  Do następnego etapu procesu dochodzimy zadając pytanie: co się dalej dzieje z tym dokumentem?

7 3. Symbole CZYNNOŚĆ DECYZJA KIERUNEK PRZEPŁYWU PROCESU CZYNNOŚĆ WYKONYWANA RÓWNOLEGLE TERMINATOR POCZĄTEK / KONIEC CZYNNOŚĆ AUTOMATYCZNA

8 3. Symbole BAZA DANYCH RĘCZNE WPROWADZANIE DANYCH ŁĄCZNIK WEWNĄTRZSTRONICOWY ŁĄCZNIK MIĘDZYSTRONICOWY DOKUMENT PAPIEROWY DOKUMENTY PAPIEROWE

9 3. Symbole TELEFON E_MAIL SPOTKANIE KONTROLA WEWNĘTRZNA MICROSOFT EXCEL CZAS @

10 3. Narysuj mapę procesu Dostrzeżenie potrzeby zatrudnienia nowego pracownika 1. Wypełnij formularz wymaganych kwalifikacji Wypełniony formularz 2. Przeszukaj bazę dostępnych pracowników 3. Czy został znaleziony pracownik o odpowiednich kwalifikacjach? Baza przeszukana Tak Nie

11 3. Narysuj mapę procesu

12

13 3. Wykonawca czynności Dostrzeżenie potrzeby zatrudnienia nowego pracownika 1. Wypełnij formularz wymaganych kwalifikacji Wypełniony formularz 2. Przeszukaj bazę dostępnych pracowników 3. Czy został znaleziony pracownik o odpowiednich kwalifikacjach? Baza przeszukana Tak Nie Kierownik Działu Specjalista ds. HR

14 3. Narzędzia Dostrzeżenie potrzeby zatrudnienia nowego pracownika 1. Wypełnij formularz wymaganych kwalifikacji Wypełniony formularz 2. Przeszukaj bazę dostępnych pracowników 3. Czy został znaleziony pracownik o odpowiednich kwalifikacjach? Baza przeszukana Tak Nie Kierownik Działu Specjalista ds. HR

15 3. Czas  Czas realizacji czynności w procesie  Czas przebiegu czynności  Czas realizacji zadań w procesie + czas oczekiwania  Czas przebiegu procesu  Suma czasów przebiegu czynności

16 3. Czas Dostrzeżenie potrzeby zatrudnienia nowego pracownika 1. Wypełnij formularz wymaganych kwalifikacji Wypełniony formularz 2. Przeszukaj bazę dostępnych pracowników 3. Czy został znaleziony pracownik o odpowiednich kwalifikacjach? Baza przeszukana Tak Nie Kierownik Działu Specjalista ds. HR 40 min2 h 5 h 1 dzień

17 3. Kontrola wewnętrzna Dostrzeżenie potrzeby zatrudnienia nowego pracownika 1. Wypełnij formularz wymaganych kwalifikacji Wypełniony formularz 2. Przeszukaj bazę dostępnych pracowników 3. Czy został znaleziony pracownik o odpowiednich kwalifikacjach? Baza przeszukana Tak Nie Kierownik Działu Specjalista ds. HR 40 min2 h 5 h 1 dzień

18 3. Łącznik wewnątrzstronicowy Dostrzeżenie potrzeby zatrudnienia nowego pracownika 1. Wypełnij formularz wymaganych kwalifikacji Wypełniony formularz 2. Przeszukaj bazę dostępnych pracowników 3. Czy został znaleziony pracownik o odpowiednich kwalifikacjach? Baza przeszukana Tak Nie Kierownik Działu Specjalista ds. HR 40 min2 h 5 h 1 dzień 2.2. 2.2.

19 3. Łącznik międzystronicowy Dostrzeżenie potrzeby zatrudnienia nowego pracownika 1. Wypełnij formularz wymaganych kwalifikacji Wypełniony formularz 2. Przeszukaj bazę dostępnych pracowników 3. Czy został znaleziony pracownik o odpowiednich kwalifikacjach? Baza przeszukana Tak Nie Kierownik Działu Specjalista ds. HR 40 min2 h 5 h 1 dzień s.2 4

20 3. Łącznik międzystronicowy 4. Skontaktuj się z agencją headhunterską Specjalista ds. HR 40 min 5 h s.1 3

21 3. Mapa procesu

22 3. Dokument narracyjny Nr czynności Opis czynności WykonawcaNarzędziaWynik czynności 1.Wypełnienie formularza reklamacyjn ego Pracownik call center Dokument papierowy Wypełniony formularz w formie papierowej

23 3. Programy do mapowania Większość oprogramowania odpłatna:  Microsoft Visio  Process Maker  Adonis (jest na komputerach WZ)  Bizagi Process modeler