1 ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI i finansowanie ich ze środków europejskichPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI Prof. UAM dr hab. PAWEŁ CHURSKI Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu Instytut Geografii Społeczno-Ekonomicznej i Gospodarki Przestrzennej Zakład Analizy Regionalnej

2 FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI CYKL ŻYCIA PROJEKTUPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI CYKL ŻYCIA PROJEKTU

3 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUNIE MA LUDZI – NIE MA PROJEKTU Projekty zawsze realizowane są przez i dla ludzi. Bardzo ważnym jest określenie INTERESARIUSZY PROJEKTU - STEAKHOLDERS, którzy w tym procesie pełnią różne role. SPONSOR – inicjator i właściciel projektu, dysponent zasobów, skuteczny promotor jego realizacji (np. kierownik działu (z własnym budżetem), właściciel firmy), zapewniający środowisko dla realizacji projektu. KIEROWNIK PROJEKTU – koordynator projektu, odpowiedzialny za przebieg procesu i jego rezultaty, często w mniejszych organizacjach jest nim SPONSOR. ZESPÓŁ PROJEKTOWY – zbiór osób realizujących projekt (w wyjątkowych sytuacjach jedna osoba = KIEROWNIK = SPONSOR), zwykle niepodlegających służbowo KIEROWNIKOWI i niewybieranych przez niego. KIEROWNIK FUNKCYJNY – występujący w dużych organizacjach, zwykle kierownik działu, przełożony poszczególnych członków ZESPOŁU PROJEKTOWEGO. KLIENT – podmiot/osoba dla której realizujemy projekt, pokrywająca jego koszty i określająca wymagania. UŻYTKOWNIK – podmiot/osoba korzystająca bezpośrednio z rezultatów projektu i mająca kluczowe znaczenie w ich ocenie. Nie zawsze jest to KLIENT SPOSNOR KIEROWNIK PROJEKTU ZESPÓŁ PROJEKTOWY KIEROWNIK FUNKCYJNY KLIENT UŻYTKOWNIK INNY INTERESARIUSZ Źródło: M.Kapusta, Zarządzanie projektami. Krok po kroku. Wydawnictwo Samo-Sedno. Edgard Warszawa.

4 Skutek PROBLEM PrzyczynaPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU NIE MA PROBLEMU – NIE MA PROJEKTU Punktem wyjścia dla każdego projektu jest zdefiniowanie problemu. Można przyjąć, ze projekt jest zależny od problemu ponieważ służy jego rozwiązaniu poprzez osiągnięcie zdefiniowanych potrzeb, które opisuje się językiem celów. Jan jest bezrobotny Jasiu nie uzyskał kwalifikacji umożliwiających podjęcie pracy Szkoła Jasia realizuje złe programy kształcenia i stosuje złe metody dydaktyczne Dzieci Jana są zagrożone biernością ekonomiczną i w konsekwencji bezrobociem Dzieci Jana nie mają dobrego wzorca Ojca Jan korzysta z pomocy społecznej Jan jest bezrobotny Jasiu nie uczył się w szkole Skutek PROBLEM Przyczyna Identyfikacja problemu wymaga określenia potrzeby, której zaspokojenie wynika z rozwiązania problemu i staje się naszym celem. Wymaga to obiektywnego zdefiniowania przyczyn i skutków problemu oraz uwzględnienia OGRANICZEŃ w jego rozwiązaniu.

5 opracowuje się harmonogram realizacji projektu i terminy czynności. PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU OGRANICZENIA W ROZWIAZYWANIU PROBLEMÓW Rozwiązanie problemu który określiliśmy jako cel naszego działania odbywa się w warunkach determinowanych przez wiele ograniczeń. Do najważniejszych zalicza się wymogi rzeczowe – finanse – czas. Ograniczenia czasowe opracowuje się harmonogram realizacji projektu i terminy czynności. Ograniczenia finansowe rozwiązuje się za pomocą różnych metod budżetowania. Wymogi projektu stwarzają najwięcej problemów, określają zastosowanie końcowego produktu projektu. Zestawienie tych ograniczeń prowadzi do zdefiniowania ZŁOTEGO/ ŻELAZNEGO/ZARZĄDCZEGO TRÓJKĄTA PROJEKTU DO PROBLEMU I JEGO ZNACZENIA W PROJEKCIE JESZCZE WRÓCIMY…

6 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUZARZĄDZANIE PROJEKTEM A ZŁOTY TRÓJKĄT ZARZĄDZANIE PROJEKTEM to proces, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami, aby osiągnąć wyznaczony CEL w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej jakości. Czas (harmonogram) Budżet (koszt) Zakres (zadania) CEL JAKOŚĆ Istota procesu zarządzania projektem sprowadza się do możliwie najbardziej efektywnego przygotowania i realizacji projektu z punktu widzenia potrójnego ograniczenia. Źródło: N. Mingus, Zarządzanie projektami, Helion, Gliwice, s. 22.

7 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUCYKL DEMINGA Podstawowym założeniem powinno być maksymalne uproszczenie całego procesu oraz koncentrowanie uwagi na osiąganiu jak najwyższej jakości. Podstawą takiego myślenia i działania powinien być CYKL DEMINGA (cykl PDCA z Plan-Do-Check-Act). ZAPLANUJ – co chcesz osiągnąć ponieważ bez planu nie rozpoczniesz i nie będziesz mógł sprawdzić czy posuwasz się do przodu. ZRÓB – bo jedynie działając będziesz mógł zdobyć doświadczenie weryfikujące założenia i osiągnąć rezultaty. SPRAWDŹ – co udało się osiągnąć, a co zweryfikowało się negatywnie i wyciągnij wnioski dla zdefiniowania działań korekcyjnych. DZIAŁAJ – odpowiednio do wyników monitoringu. Zakończ projekt gdy osiągnąłeś wszystkie planowane rezultaty, a ich jakość jest zgodna z założeniania. Zmień plan i powtórz proces gdy nie udało Ci się osiągnąć tego co zakładałeś. Źródło: A guide to the project management body of knowledge (PMBOK Guide), Four Edition, Project Management Institute Inc. Pensylwania, 2008.

8 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUDIAMENT DECYZYJNY Podczas realizacji projektu wyzwaniem staje się podejmowanie decyzji. Ich katalog można uprościć przy wykorzystaniu prostego zestawienia określanego diamentem decyzjnym. GO (kontynuacja) – gdy mamy przekonanie o prawidłowości działania, działajmy dalej. RECYCLE (powtórka) – gdy nie jesteśmy usatysfakcjonowani rezultatem powtórzmy działanie. HOLD (zatrzymaj) – gdy zidentyfikowaliśmy niewystarczające zasoby niezbędne do pełnej realizacji lub wykazaliśmy niezgodność z potrzebą zatrzymajmy działanie. KILL (zamknięcie) – gdy nie osiągamy zakładanych rezultatów, a dalsze działanie przynosi tylko nieuzasadnione uszczuplanie zasobów zamknijmy je. GO DECISION KILL RECYCLE HOLD Źródło: A guide to the project management body of knowledge (PMBOK Guide), Four Edition, Project Management Institute Inc. Pensylwania, 2008.

9 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUCYKL ŻYCIA PROJEKTU pozwala na wskazanie kilku istotnych etapów różniących się między sobą wielkością angażowanego czasu, osób i środków. Prowadzi to wyodrębniania FAZ REALIZACJI PROJEKTU, które stają systematyzują nam cały proces. Źródło: A guide to the project management body of knowledge (PMBOK Guide), Four Edition, Project Management Institute Inc. Pensylwania, 2008.

10 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUFAZY REALIZACJI PROJEKTU W zależności od przyjętej metodyki lub autora publikacji opisywany cykl życia, a w konsekwencji fazy zarządzania projektem zawierają nawet do kilkunastu elementów !!! Źródło: M.Kapusta, Zarządzanie projektami. Krok po kroku. Wydawnictwo Samo-Sedno. Edgard . Warszawa.

11 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU Zanim rozpoczniesz projekt należy dokonać jego wstępnej oceny, która powinna dotyczyć: OCENY PRZYGOTOWANIA MERYTORYCZNEGO DO PROJEKTU OCENY CECH PROJEKTU KWANTYFIKACJI PROBLEMU KWANTYFIKACJI CELÓW KWANTYFIKACJI EFEKTÓW Wszystkie ustalenia notuj w tzw. czarnym zeszycie (PM HOUSE), który powinien zawierać kluczowe pytania, problemy i decyzje do podjęcia oraz odpowiedzi, które już znasz, a które będą systematycznie uzupełniane na kolejnych etapach realizacji projektu. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

12 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU OCENĘ PRZYGOTOWANIA MERYTORYCZNEGO DO PROJEKTU można dokonać odpowiadając sobie na kilka pytań dotyczących jego poszczególnych faz i Twojej wiedzy na temat ich sposobu ich realizacji. Przykładowo: Stworzono dokument opisujący cele projektu, koszty, zyski, kryteria sukcesu, założenia i ograniczenia i został on zaakceptowany prze kluczowe osoby . Określono ile projekt będzie kosztował i skąd zostaną pozyskane środki . Każde zadanie w projekcie ma jasno przypisaną osobę, która jest odpowiedzialna za jego zrealizowanie. Celem tej analizy jest określenie poziomu wiedzy merytorycznej kierownika projektu oraz jego poziomu koordynacji procesu. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

13 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU OCENĘ CECH PROJEKTU należy dokonać w celu określenia jego jakości, a tym samym możliwości realizacji. Dobry projekt obok tego że musi być TRWAŁY-UNIKALNY- DOPRECYZOWUJĄCY powinień być również : KONKRETNY – odpowiada na wiele kluczowych pytań: co? kto? kiedy? Jak? Dlaczego? ŚCIŚLE OKREŚLONY W CZASIE – projekt i jego etapy rozpisane w harmonogramie realizacyjnym, który ściśle wyznacza terminy i zakresy wykonywanych zadań. PROSTY – nawet najbardziej skomplikowany projekt powinien być rozbity na kilka prostych działań (ułatwia to planowanie, kontrolowanie, ocenę rezultatów). REALISTYCZNY – założenia projektu muszą być możliwe do osiągnięcia, zbyt wygórowane są szybko wykrywane na etapie kontroli i powodują odrzucenie projektu. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

14 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU OCENĘ CECH PROJEKTU należy dokonać w celu określenia jego jakości, a tym samym możliwości realizacji. ELASTYCZNY – możliwe jest dopasowanie do zmian wynikających z kontroli już na etapie wdrażania; do rzeczywistych potrzeb. 6. WPISUJĄCY SIĘ W CELE PROGRAMU – im projekt ściślej spełnia cele programu, tym jego ocena jest wyższa. 7. EFEKTYWNY – racjonalne koszty stosowne do przewidywanych efektów. 8. TRWAŁY – nie podlegający znaczącej modyfikacji, np. projekt przestaje służyć celom społecznym i publicznym. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

15 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU KWANTYFIKACJA PROBLEMU jest kluczowym działaniem we wstępnym etapie realizacji projektu. Bez zdefiniowania problemu nie można określić celu projektu, a w konsekwencji również jego pozostałych elementów . Analiza i kwantyfikacja problemu powinna obejmować: DIAGNOZA SYTUACJI – oparta o wyniki analizy interesariuszy i ich interesów dotyczących projektu; obejmująca przeprowadzenie niezbędnych badań wynikających ze specyfiki projektu. IDENTYFIKACJA KLUCZOWEGO PROBLEMU – którego rozwiązanie będzie podstawą realizacji projektu. WSKAZANIE ZALEŻNOŚCI PRZYCZYNOWO-SKUTKOWYCH – przyczyny, z których wynika problem; skutki wynikające z nie rozwiązania problemu. PRZYCZYNY PROBLEM SKUTKI DRZEWO PROBLEMÓW Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

16 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU Instrumentem wykorzystywanym w kwantyfikacji problemów jest DRZEWO PROBLEMÓW za pomocą którego można określić relacje przyczynowo- skutkowe i dokonać oceny istotności problemu. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

17 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU Przyczyny problemów można rozpatrywać w układzie 5M: MAN – człowiek MACHINE - maszyna MATERIAL – materiał METHODS – metoda/technologia MANAGEMENT - zarządzanie Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

18 PRZYKŁAD ROZPATRYWANIA PROBLEMÓW W UKŁADZIE 5MPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU WSTĘPNA OCENA PROJEKTU PRZYKŁAD ROZPATRYWANIA PROBLEMÓW W UKŁADZIE 5M W szkole, w której zmodernizowano kotłownię w pojawił się problem zbyt wysokich kosztów ogrzewania. Analizując możliwe przyczyny problemu stwierdzono, że może to być spowodowane: Błędem człowieka: palacz nie posiadający wiedzy, która pozwala na optymalne wykorzystanie pieca Błędem maszyny: zakupiony piec nie funkcjonuje prawidłowo Błędem materiału: do pieca zakupiono nieodpowiednie paliwo lub zakupione paliwo nie spełnia deklarowanych przez sprzedawcę kryteriów jakościowych Błędem technologii: być może wybrany program komputerowy, którym sterowany jest piec jest niewłaściwy do warunków Błędem zarządzania: Dyrektor zatrudnił znajomego, który nigdy nie obsługiwał zakupionego pieca i instalacji Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

19 PRZYKŁAD DRZEWA PROBLEMÓWPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU WSTĘPNA OCENA PROJEKTU PRZYKŁAD DRZEWA PROBLEMÓW Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

20 PRZYKŁAD DRZEWA PROBLEMÓWPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU WSTĘPNA OCENA PROJEKTU PRZYKŁAD DRZEWA PROBLEMÓW Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

21 S – simple - SKONKRETYZOWANY M – measurable - MIERZALNY PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU WSTĘPNA OCENA PROJEKTU KWANTYFIKACJA CELÓW PROJEKTU sprowadza się do przekształcenia problemów (zjawisk negatywnych) w cele projektu (pozytywny, postulowany obraz rzeczywistości. Właściwie zdefiniowany cel projektu powinien spełniać cztery kryteria: S.M.A.R.T. – cel idealny S – simple - SKONKRETYZOWANY M – measurable - MIERZALNY A – achievable - OSIĄGALNY R – relevant - ISTOTNY T – timely defined - OKREŚLONY W CZASIE ŚRODKI CEL PROJEKTU DALSZE CELE DRZEWO CELÓW Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

22 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU Instrumentem wykorzystywanym w kwantyfikacji celów projektu jest DRZEWO CELÓW za pomocą którego można określić relacje przyczynowo- skutkowe i dokonać oceny istotności celu. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

23 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU PRZYKŁAD DRZEWA CELÓW Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

24 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU KWANTYFIKACJA REZULTATÓW PROJEKTU obejmuje określenie oczekiwanych PRODUKTÓW, REZULTATÓW i ODDZIAŁYWANIA, jakie będą konsekwencją podjętych i wykonanych działań, w ramach realizacji projektu. PRZYKŁAD Projekt budowy ujęcia wody oligoceńskiej PRODUKT liczba ujęć wody. REZULTAT dostarczenie wody pitnej odpowiedniej jakości. ODDZIAŁYWANIE poprawa warunków życia mieszkańców; rozwój budownictwa mieszkaniowego. PRODUKT bezpośrednie produkty (efekty) materialne realizacji projektu. REZULTAT realizacja głównego celu projektu. ODDZIAŁYWANIE realizacja projektu oddziałuje na osiąganie dalszych celów generalnych. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

25 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU PRODUKT Produkt projektu jest bezpośrednim, materialnym efektem zrealizowanych działań. Produkt musi być osiągnięty w trakcie „życia“ projektu. Produkt przyczynia się do osiągnięcia założonych rezultatów, a poprzez nie celów bezpośrednich. Produkt ma wymiar fizyczny: budynek, sprzęt, instalacja lub wydarzenie: konferencja, panel, szkolenie etc.. Produkt musi być policzalny i jest mierzony w jednostkach fizycznych, np.: długość w km nowo zbudowanej drogi; liczba budynków poddanych renowacji; liczba firm, które otrzymały pomoc, liczba zorganizowanych szkoleń itp. Produkt określa się rzeczownikami (wodociąg) lub czasownikami /rzeczownikami odczasownikowymi (budowa wodociągu) Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

26 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU REZULTAT Rezultat to fizyczny efekt osiągnięcia celu bezpośredniego i bezpośredni wpływ zrealizowanych działań / uzyskanych produktów na bezpośrednich beneficjantów osiągany natychmiast po zakończeniu realizacji projektu. Wskaźnik rezultatu jest związany bezpośrednio z natychmiastowymi efektami projektu i dostarcza informacji o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku wdrożenia projektu u bezpośrednich beneficjentów Wskaźnik rezultatu to np. skrócenie czasu podróży, zapewnienie dojazdu do x firm, zmniejszenie emisji lub zrzutu zanieczyszczeń. Określany jest poprzez opis stanów pożądanych i badany także przy pomocy dostępnych miar i wag lub jednostek matermatycznych, podobnie jak produkt. Prawidłowe wskaźniki rezultatu są inne niż wskaźniki produktu. Wskaźnik uzyskania rezultatu mierzy się przeważnie jako wyraz zmiany stanu negatywnego na lepszy w porównaniu z rokiem bazowym (rokiem „0“) (np. w %) Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

27 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUWSTĘPNA OCENA PROJEKTU ODDZIAŁYWANIE Oddziaływanie jest konsekwencją danego projektu wykraczającą poza natychmiastowe rezultaty projektu dla bezpośrednich odbiorców pomocy, a także pośrednią konsekwencją dla innych odbiorców. Wskaźnik oddziaływania odnosi się do tych konsekwencji, określając np. wpływ projektu na sytuację społeczno-gospodarczą w pewnym okresie od zakończenia jego realizacji, wzrost poziomu bezpieczeństwa, zwiększony przepływ osób, wzrost aktywności społeczno-ekonomicznej. Oddziaływanie jest logicznie powiązane z rezultatami projektu, a wskaźniki oddziaływania są logicznie powiązane ze wskaźnikami rezultatu. Oddziaływanie wynika z rezultatu realizacji danego projektu, a rezultat odnosi się bezpośrednio do produktu. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

28 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU Określanie produktów, rezultatów i oddziaływania odbywa się za pomocą wskaźnikowania zdarzeń. Wskaźnik zdarzenia (własności) Z – takie zdarzenie (własność) W, że stwierdzenie jego (jej) istnienia, pojawienia się lub stopnia intensywności bądź faktycznie jest wykorzystane jako przesłanka, bądź zasadnie nadaje się na przesłankę wnioskowania, iż w określonych przypadkach z pewnością, z określonym prawdopodobieństwem lub przynajmniej z prawdopodobieństwem wyższym niż przeciętne nastąpiło zdarzenie (własność) Z. Punktem wyjścia do wnioskowania wskaźnikowego jest stwierdzenie istnienia zjawiska lub cechy W. Cecha – sąd spostrzeżeniowy względem zjawiska (własności) lub pośrednie stwierdzenie występowania zjawisk (własności) bezpośrednio nieobserwowalnych. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

29 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU Wskaźniki określają : QUANTITY – ilość (ile?) QUALITY – jakość (jak dobrze?) TARGET GROUP - grupę docelową (dla kogo?) TIME – czas (kiedy?) PLACE - miejsce (gdzie?) Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

30 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU Przykłady wskaźników: Poprawa sytuacji finansowej lokalnych firm oddziaływanie - wpływ 20 podmiotów gospodarczych uzyskuje wyższe o 5% wskaźniki rentowności Lepsza dostępność komunikacyjna bezpośredni efekt - rezultat Czas dojazdu krótszy o 2 godz. Zbudowanie drogi produkt - wynik 20 km zbudowanej drogi Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

31 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU – KARTA PROJEKTU Jeżeli wstępna ocena projektu prowadzi do wniosku o sensowności jego realizacji można przystąpić do jego rozpoczęcia , które powinno prowadzić do opracowania KARTY PROJEKTU. Opracowanie karty projektu porządkuje wszystkie zebrane informacje. Stanowi ono z jednej strony podsumowanie wstępnej oceny projektu, a z drugiej stara się zwrócić uwagę na wszystkie istotne zagadnienia z punktu widzenia jego przyszłej realizacji. Opracowanie karty projektu powinno należeć do SPONSORA. W praktyce jednak najczęściej jest to zadanie KIEROWNIKA PROJEKTU, który jednak powinien pamiętać o skonsultowaniu swojej propozycji w tym zakresie ze SPONSOREM. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

32 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU – KARTA PROJEKTU PRZYGOTOWANIE KARTY PROJEKTU wymaga udzielenia odpowiedzi na pewien uniwersalny zbiór pytań. Jest on niezmienny od charakteru projektu oraz środowiska jego realizacji. POCO PROJEKT ZOSTAŁ PRZYGOTOWANY? CO JEST CELEM PROJEKTU ? KOGO NALEŻY ZAANGAŻOWAĆ W PROJEKT? PO CZYM POZNAĆ ŻE CEL ZOSTAŁ OSIĄGNIĘTY? CO MUSI ZOSTAĆ ZROBIONE W TRAKCIE PROJEKTU? JAK DUŻE ETAPY BĘDZIESZ MUSIAŁ POKONAĆ, ABY ZAKOŃCZYĆ PROJEKT? ILE PROJEKT BĘDZIE KOSZTOWAŁ? CO MOŻE STANĄĆ NA PRZESZKODZIE REALIZACJI? CO MOŻE WYDATNIE POMÓC W REALIZACJI PROJEKTU? CO OGRANICZA SWOBODĘ REALIZACJI PROJEKTU? JAKIE WARUNKI NALEŻY SPEŁNIĆ, ŻEBY MOŻNA BYŁO REALIZOWAC PROJEKT? Źródło: M.Kapusta, Zarządzanie projektami. Krok po kroku. Wydawnictwo Samo-Sedno. Edgard . Warszawa. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

33 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU – KARTA PROJEKTU Należy w przejrzysty sposób uzasadnić sens realizacji projektu i wskazać jego tło biznesowe (uzasadnienie ekonomiczne dla podjęcia i realizacji). Należy zdefiniować cele projektu pamiętając o zasadzie SMART. Pamiętajmy, że cele projektu, zgodnie z prawidłowością stopniowego doprecyzowania będą ewaluowały w trakcie jego realizacji. Użytecznym schematem formułowania celu jest: „Co…., w jaki sposób…., aby w rezultacie….” Należy przygotować listę najważniejszych Interesariuszy projektu, którzy z jednej strony są niezbędni dla jego realizacji, a z drugiej strony będą jego przyszłymi użytkownikami. POCO PROJEKT ZOSTAŁ PRZYGOTOWANY? CO JEST CELEM PROJEKTU ? KOGO NALEŻY ZAANGAŻOWAĆ W PROJEKT? Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

34 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU – KARTA PROJEKTU Należy określić kryteria sukcesu, które doprecyzowują cel projektu z punktu widzenia każdego Intersariusza. O ile cel określa ogólny kierunek działań i ich efektów to kryteria sukcesu precyzją jakie oczekiwania w tym zakresie mają poszczególni Interesariusze. W przypadku projektów IT często kryteria sukcesów są definiowane na bardzo dużym poziomie szczegółowości i są równoznaczne z wymogami użytkownika /zleceniodawcy. Należy zdefiniować zakres projektu, czyli wyszczególnić listę zadań, których przygotowanie i wykonanie zapewni pełną realizację projektu. Ważnym elementem tego wykazu powinny być również zadania, które nie będą przedmiotem projektu. Należy zwrócić uwagę na konieczność zachowania maksymalnej precyzji w formułowaniu zarówno jednego jak i drugiego wykazu, co zmniejszy prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktów na etapie realizacji projektu. PO CZYM POZNAĆ ŻE CEL ZOSTAŁ OSIĄGNIĘTY? CO MUSI ZOSTAĆ ZROBIONE W TRAKCIE PROJEKTU? Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

35 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU – KARTA PROJEKTU Należy określić harmonogram realizacji projektu wskazując na tzw. kamienie milowe, które są głównymi terminami określającymi ramy czasowe jego wykonania. Terminy i wynikające z nich etapy będą podlegać uszczegóławianiu na etapie planowania. Należy określić wstępne założenia budżetowe, które będą uszczegóławiana na etapie planowania projektu. W zależności od rodzaju projektu: z narzuconym budżetem, z nieznanym kosztem, bezkosztowe, inne, jest to wyzwanie łatwiejsze lub trudniejsze. Niezależnie od sytuacji zawsze szukamy oszczędności. Szczegółowość określenia budżetu może sprowadzać się do przyjęcia szacunkowej kwoty ogółem lub rozpisania jej na wcześniej określone zadania. JAK DUŻE ETAPY BĘDZIESZ MUSIAŁ POKONAĆ, ABY ZAKOŃCZYĆ PROJEKT? ILE PROJEKT BĘDZIE KOSZTOWAŁ? Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

36 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU – KARTA PROJEKTU Należy zdefiniować kluczowe zagrożenia – ryzyka negatywne. W tym celu warto rozważyć co może opóźnić projekt, co może zwiększyć jego koszt, co może doprowadzić do jego zamknięcia oraz co może obniżyć jego jakość. Należy pamiętać, że zagrożenia podlegają zarządzaniu a nie stanowią bezwzględnych barier dla wykonania projektu. Należy zdefiniować tzw. ryzyka pozytywne, czyli zdarzenia, które mogą przyczynić się do szybszej realizacji projektu w stosunku do zakładanego harmonogramu. Podobnie jak w przypadku ryzyk negatywnych podlegają one zarządzaniu, przy czym w tym przypadku zarządzanie ma na celu ich wzmacnianie a nie jak w wypadku ryzyk negatywnych wygaszanie. CO MOŻE STANĄĆ NA PRZESZKODZIE REALIZACJI? CO MOŻE WYDATNIE POMÓC W REALIZACJI PROJEKTU? Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

37 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU – KARTA PROJEKTU Należy określić wszystkie ograniczenia dotyczące realizacji projektu. W celu ich kompleksowego uwzględniania warto zwrócić uwagę na: ograniczenia budżetowe, ograniczenia czasu, ograniczenia zasobów fizycznych, ograniczenia zasobów ludzkich, ograniczenia prawne , ograniczenia proceduralne. Uwzględnienie w/w ograniczeń na etapie formułowania karty projektu ułatwia racjonalne planowanie projektu. Należy skonfrontować całość przyjętych założeń z rzeczywistością dokonując bardzo trudnej autoewaluacji, której celem jest wskazanie błędów i słabych stron oraz podjęcie działań weryfikujących. Im szybciej dokonamy weryfikacji błędów tym bardziej zmniejszymy zagrożenia wynikające z ich multiplikacji podczas realizacji projektu. CO OGRANICZA SWOBODĘ REALIZACJI PROJEKTU? JAKIE WARUNKI NALEŻY SPEŁNIĆ, ŻEBY MOŻNA BYŁO REALIZOWAC PROJEKT? Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

38 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUROZPOCZĘCIE PROJEKTU – KARTA PROJEKTU Przygotowanie odpowiedzi na powyższe pytania może być indywidualnym zadaniem KIEROWNIKA PROJEKTU. Warto jednak podjąć próbę przygotowania tych odpowiedzi w grupie złożonej z członków przyszłego ZESPOŁU PROJEKTOWEGO. W tym przypadku należy wykorzystać techniki dyskusji i „burzy mózgów” dla uzyskania jak najlepszych wyników, tj. uwzględnienia wszystkich istotnych parametrów przyszłego projektu oraz uzyskania maksymalnego poparcia dla jego realizacji. Do opracowania KARTY PROJEKTU można wykorzystać dostępne wzorce lub przygotować własny obejmujący wszystkie wskazane zagadnienia. Dla potrzeb PRACY WŁASNEJ korzystamy z wzorców udostępnionych na platformie e-learningowej lub pobieramy je bezpośrednio z platformy KISSPM Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

39 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU PLAN PROJEKTU powinien zapewnić: uszczegółowienie zakresu, terminu i budżetu, podział pracy , kontrolę postępu prac, podejmowanie decyzji w trakcie realizacji, kontrolowane wdrażanie zmian Forma PLANU PROJEKTU może być różna. W proponowanym do wykonania w ramach pracy własnej podejściu jest on rozwinięciem KARTY PROJEKTU opracowanej w ramach poprzedniego etapu (plik tekstowy) i uzupełnionej o HARMONOGRAM (arkusz kalkulacyjny). W praktyce często uzupełnia się te dwa elementy o CZARNY ZESZYT (arkusz kalkulacyjny) (PM HOUSE) oraz RAPORTY ( e). Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

40 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU Na etapie planowania należy zwrócić uwagę na: PODEJŚCIE PROCESOWE PODEJŚCIE FUNKCJONALNIE KRYTERIA SUKCESU STANOWIĄCE WERYFIKACJĘ CELU I DEFINIUJĄCE ZAKRES DOBÓR OSÓB DO ZESPOŁU ORAZ IM PRZYDZIAŁ ZADAŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI CZAS KOSZTY OCENĘ RYZYKA ZARZĄDZANIE ZAKRESEM ZARZĄDZANIE OSOBAMI ZARZĄDZANIE CZASEM ZARZĄDZANIE KOSZTAMI ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

41 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA Uniwersalnym narzędziem porządkującym na wstępie etap planowania projektu, powszechnie wykorzystywanym w przypadku projektów współfinansowanych ze środków europejskich (ze względu na konstrukcję wniosku aplikacyjnego) jest MATRYCA LOGICZNA. Jest to narzędzie do zarządzania poszczególnymi fazami cyklu projektowego, a zarazem „metanarzędzie” do tworzenia innych narzędzi, takich jak szczegółowy budżet, harmonogram wdrażania i plan monitoringu Jest to zatem narzędzie służące do planowania projektu, jednak samo w sobie nie gwarantujące jego powodzenia – sukces zależy od danych wejściowych Jakość struktury logicznej zależy od umiejętności zespołu projektowego, dostępnych informacji i wcześniejszych doświadczeń Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

42 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA MATRYCA LOGICZNA czyli podejście LFA (LOGICAL FRAMEWORK APPROACH) lub inaczej: matryca logiczna matryca projektu rama logiczna projektu mapa projektu LFA jest opracowanym pod koniec lat sześćdziesiątych XX wieku przez Amerykańską Agencję do spraw Rozwoju Międzynarodowego (US Agency of International Development) podejściem metodycznym zmierzającym do poprawy systemów planowania i kontroli projektów. LOGIKA nauka o sposobach jasnego i ścisłego formułowania myśli, o regułach poprawnego rozumowania i uzasadniania twierdzeń. Szczególnym celem jest opisanie takich schematów zdań złożonych, które są prawdziwe przy każdym podstawieniu dowolnych zdań logicznych za zmienne. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

43 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA Opis projektu Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia Cele nadrzędne Cele projektu Produkty Działania Środki Koszt Czas Założenia podstawowe Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

44 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

45 Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiejPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU PLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – OPIS PROJEKTU Cele nadrzędne (szersze/strategiczne) – wyjaśniają: dlaczego projekt jest ważny dla społeczeństwa (długoterminowe korzyści dla beneficjentów i szerszych korzyści dla innych grup). w jaki sposób projekt pasuje do regionalnej (sektorowej polityki Unii Europejskiej oraz regionalnych rządów) organizacji, których dotyczy. Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiej Poprawa warunków życia mieszkańców gminy Umożliwienie rozwoju budownictwa mieszkaniowego Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

46 Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiejPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU PLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – OPIS PROJEKTU Cel projektu (bezpośredni) – cel projektu odnoszący się do kluczowego problemu. Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiej Poprawa zaopatrzenia w wodę pitną odpowiedniej jakości

47 Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiejPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU PLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – OPIS PROJEKTU Produkty – bezpośrednie materialne efekty realizacji projektu, zaspokajają główne potrzeby grup docelowych Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiej Zwiększenie liczby ujęć wody odpowiedniej jakości Odpowiednia lokalizacja i budowa nowych ujęć głębinowych Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

48 Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiejPODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU PLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – OPIS PROJEKTU Działania – sposób, w jaki produkty (dobra i usługi) projektu będą dostarczane. Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiej Przygotowanie budowy (wybór lokalizacji, uzyskanie pozwoleń, projekt techniczny, zakup materiałów, itp.) Budowa obiektu (wykonanie odwiertu, budowa infrastruktury, instalacja urządzeń, przyłączenie do sieci itp.) Uruchomienie obiektu: (odbiór techniczny, rozliczenie budowy, itp.) Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

49 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – WSKAŹNIKI PROJEKTU Wskaźnik - to miernik wyznaczonego celu, zmobilizowanych zasobów, osiągniętego efektu, miernik jakości lub zmienna kontekstowa. Wskaźnik powinien składać się z definicji, wartości oraz jednostki miary. Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki opisują cele projektu w operacyjnie mierzalnych kategoriach i zapewniają podstawy dla mierzenia wydajności. Specyfikacja tych wskaźników działa jako sprawdzenie wykonalności celów oraz formuje bazę dla systemu monitorowania projektu. Kiedy już wskaźnik zostanie określony, powinien być rozwinięty z uwzględnieniem szczegółów ilości, jakości i czasu (QQT – quantity, quality and time) oraz lokalizacji. PRZYPOMNIJMY RELACJE: opis projektu  wskaźniki Cele nadrzędne Cel projektu Produkty Działania Wskaźniki oddziaływania Wskaźniki rezultatu Wskaźniki produktu Wskaźniki nakładu (środki) Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

50 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – WSKAŹNIKI PROJEKTU Wskaźniki oddziaływania odnoszą się do długoterminowych skutków projektu wykraczających poza efekty natychmiastowe. Można zdefiniować dwie koncepcje oddziaływania: Oddziaływanie bezpośrednie - efekty pojawiające się po pewnym upływie czasu, niemniej jednak są bezpośrednio związane z podjętym działaniem i beneficjentami bezpośrednimi. Oddziaływanie globalne - długoterminowe efekty mające wpływ na większą populację. Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiej Spadek liczby zachorowań, Wzrost liczby nowych mieszkań oddanych do użytku w ciągu 3 lat, Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

51 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – WSKAŹNIKI PROJEKTU Wskaźniki rezultatu odnoszą się do bezpośrednich i natychmiastowych efektów projektu dla bezpośrednich beneficjentów. Dostarczają informacji na temat zmian m.in. w zachowaniu, potencjale lub działalności beneficjentów. Obrazują bezpośredni wpływ zrealizowanego przedsięwzięcia na otoczenie społeczno – ekonomiczne uzyskany natychmiast po zakończeniu realizacji projektu. Wybrane przez Beneficjenta wskaźniki maja jak najtrafniej oddawać cele realizacji projektu. Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiej Odsetek mieszkańców mających dostęp do wody pitnej odpowiedniej jakości Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

52 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – WSKAŹNIKI PROJEKTU Wskaźniki produktu – odnoszą się do bezpośrednich efektów materialnych realizacji projektu, są mierzone konkretnymi wielkościami, obrazującymi przedsięwzięcie, główne kategorie wydatków Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiej Liczba nowych ujęć wody, Ilość dostarczanej wody, Wskaźniki produktu, rezultatu i oddziaływania są bardzo często określane w warunkach konkursów o środki europejskie i wymagane we wnioskach aplikacyjnych ! Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

53 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – ŹRÓDŁA WERYFIKACJI Po sformułowaniu wskaźników należy określić ŹRÓDŁO INFORMACJI ORAZ SPOSÓB ZBIERANIA DANYCH, służy to sprawdzeniu czy realistycznie wskaźnik może zostać zmierzony angażując rozsądną ilość czasu, pieniędzy i wysiłku. Należy określić: JAK? - format, w którym informacja powinna być udostępniana (np. raporty postępu, sprawozdania z projektu, ewidencje projektu, oficjalne statystyki, itp.) KIEDY? - jak regularnie informacja powinna być dostarczana (np. w cyklu miesięcznym, kwartalnym, rocznym itp.). KTO? – podmiot, który powinien dostarczać informacje Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

54 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – ZAŁOŻENIA Założenia podstawowe (warunki wstępne) różnią się od założeń tym, że muszą być spełnione przed rozpoczęciem projektu. Na przykład bez wdrożenia odpowiednich działań przez partnera, racja bytu projektu może być podważona. Prawdopodobieństwo i znaczenie spełnienia tych warunków powinno być obliczane jako część oszacowywania ryzyka projektu. Niektóre z nich będą krytyczne dla sukcesu projektu, inne będą miały marginalne znaczenie. Założenia – czynniki zewnętrzne mogące mieć wpływ na realizację projektu; warunki które muszą być spełnione dla powodzenia projektu wynikają z faktu, że sam projekt nie jest w stanie osiągnąć wszystkich celów określonych w drzewie celów (po wyborze strategii niektóre cele pozostaną poza logiką interwencji – cele ‘zewnętrzne’), wpłynie to na wdrożenie projektu i jego długoterminową trwałość, ale znajduje się poza jego kontrolą, Przykład projektu dot. budowy ujęcia wody oligoceńskiej Ograniczenie zużycia wody pitnej wśród mieszkańców Unowocześnienie sieci wodociągowej gminy Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

55 Czy czynnik zewnętrzny jest ważny?PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU PLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – ZAŁOŻENIA Czy czynnik zewnętrzny jest ważny? TAK NIE Czy zostanie zrealizowany? Nie umieszczać w matrycy Prawie na pewno Nie umieszczać w matrycy Prawdopodobnie Umieścić jako założenie Raczej nie Czy możliwe jest przeprojektowanie? TAK NIE Przeprojektować Projekt jest projekt niewykonalny Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

56 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – ŚRODKI, KOSZT, CZAS Środki oznaczają ludzkie, rzeczowe i finansowe zasoby wymagane do podjęcia planowanych działań i zarządzania projektem. Koszt oznacza szacowany budżet projektu i/lub źródła finansowania projektu. Czas oznacza szacowany czas realizacji projektu. Działania Środki Koszt Czas Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

57 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – LOGIKA PIONOWA (WERTYKLANA) LOGIKA PIONOWA określa, co projekt ma realizować, wyjaśnia związki przyczynowe oraz określa założenia i potencjalne problemy mające wpływ na projekt, ale od niego niezależne. Cele nadrzędne Cele projektu Produkty Działania Środki Koszt Czas Założenia podstawowe pl.memgenerator.pl Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

58 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – LOGIKA PIONOWA (WERTYKALNA) Źródła weryfikacji Opis projektu Wskaźniki Założenia Cele nadrzędne to oraz Cel projektu Założenie jeżeli oraz Produkty Założenie jeżeli oraz Działania Czas jeżeli to Założenia wstępne jeżeli Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

59 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – LOGIKA POZIOMA (HORYZONTALNA)) LOGIKA POZIOMA dotyczy pomiaru skutków projektu oraz zasobów wykorzystanych do jego realizacji za pomocą wskaźników oraz źródeł, o ile są one weryfikowalne Cele nadrzędne Cele projektu Produkty Działania Środki Koszt Czas Założenia podstawowe pl.memgenerator.pl Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

60 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – LOGIKA POZIOMA (HORYZONTALNA) Źródła weryfikacji Opis projektu Wskaźniki Założenia Cele nadrzędne Cel projektu Założenie Produkty Założenie Działania Czas Założenia wstępne Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

61 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – LOGIKA POZIOMA (HORYZONTALNA) Źródła weryfikacji Opis projektu Wskaźniki Założenia Cele nadrzędne Cel projektu Założenie Produkty Założenie Działania Czas Założenia wstępne Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

62 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – OCENA PROJEKTU ZA POMOCĄ MATRYCY LOGICZNEJ Cele nadrzędne Trwałość Użyteczność Cel projektu Skuteczność Produkty Działania Wydajność Środki Trafność Problem Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

63 PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTUPLANOWANIE PROJEKTU - MATRYCA LOGICZNA – OCENA PROJEKTU ZA POMOCĄ MATRYCY LOGICZNEJ Cele nadrzędne Wpływ Cel projektu Skuteczność Długotrwałość oddziaływania Rezultaty Działania Wydajność Środki Zgodność Problem Hierarchia celów matrycy logicznej Kryteria ewaluacji Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

64 ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI i finansowanie ich ze środków europejskichDziękuję za uwagę ! PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI Prof. UAM dr hab. PAWEŁ CHURSKI Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu Instytut Geografii Społeczno-Ekonomicznej i Gospodarki Przestrzennej Zakład Analizy Regionalnej