1 Zarządzanie Projektami InwestycyjnymiWydział Zarządzania UW Zarządzanie Projektami Inwestycyjnymi dr Aleksandra Spik TiMO (Zakład Teorii i Metod Organizacji) Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego

2 Wydział Zarządzania UWIstota projektów Projekt – przedsięwzięcie nowatorskie, unikalne, realizowane metodologicznie, niepowtarzalne, złożone, grupowe, ograniczone ramami czasowymi i finansowymi Program – złożenie, zbiór projektów Przedsięwzięcie – wszelkie działania prowadzone zgodnie z założonym planem Źródło: Chmielarz, Klincewicz, 2010, s

3 Wydział Zarządzania UWPodział projektów Zaawansowane – wymagające dużego poziomu kontroli zadań i czasu ich realizacji oraz zasobów i kosztów Wymagające zarządzania czasem (planowanie i harmonogramowanie), zadaniami, zasobami Wymagające zarządzania czasem i zadaniami Wymagające zarządzania czasem

4 Wydział Zarządzania UWPodstawowe narzędzia wspierające zarządzanie projektami – KALENDARZE (zarządzanie czasem) Kalendarze stosujemy gdy: Projekt jest prosty, wymaga głównie określenia czasu realizacji pojedynczych zadań – zarządzanie czasem. Wymagane jest „trzymanie się deadlinów”. Projekt nie wymaga skomplikowanych przygotowań. Projekt realizowany jest przez małe zespoły projektowe.

5 Narzędzia podstawowe – zarządzanie czasemWydział Zarządzania UW Narzędzia podstawowe – zarządzanie czasem Wybrane kalendarze: Office: MS Outlook – w firmach często dostęp do kalendarzy innych. Kalendarze darmowe: Google, kalendarz online, inne. Kalendarze na urządzenia mobilne: podstawowe tj. instalowane i integrujące się z kontem Google, inne np. Jorte.

6 Projekty wymagające zarządzania czasem i zadaniamiWydział Zarządzania UW Projekty wymagające zarządzania czasem i zadaniami Projekty wymagające współpracy licznych zespołów projektowych lub kilku grup zadaniowych. Nastawione na wykonanie licznych zadań o określonym terminie zakończenia. Konieczność kontroli zarówno czasu jak i poprawności. Ważnym elementem staje się także współpraca.

7 Wymagające zarządzania – czasem, zadaniami, zasobamiWydział Zarządzania UW Wymagające zarządzania – czasem, zadaniami, zasobami Przygotowany WBS dotyczy rozbudowanego projektu, w którym poza czasem oraz zadaniami, istotne stają się zasoby Dla zapewnienia lepszej kontroli niezbędne jest posiadanie harmonogramu Do realizacji tego rodzaju projektów można wykorzystywać różne programy – proste, popularne oraz dedykowane

8 Wydział Zarządzania UWProjekty zaawansowane – konieczność kontroli zadań, czasu ich realizacji, zasobów i kosztów Programy dające bardzo szerokie możliwości zarządzania projektami: Ms Project Smartsheet Asana ProjectLibre (OpenProj) Redmine…

9 Przykładowe narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie projektamiWydział Zarządzania UW Przykładowe narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie projektami Zaawansowane – Microsoft Project, ProjectLibre, OpenProject, SmartSheet Rozbudowane – Gantter, Redmine Średnio zaawansowane – Trello, Basecamp, GanttProject, Freedcamp Proste - Microsoft Outlook, Jorte

10 Wydział Zarządzania UWProjectLibre

11 Tworzenie/Otwieranie projektuWydział Zarządzania UW Tworzenie/Otwieranie projektu Utwórz nowy projekt Otwórz istniejący projekt

12 Dane osoby odpowiedzialnej za projektWydział Zarządzania UW Opis nowego projektu Nazwa projektu Dane osoby odpowiedzialnej za projekt Data projektu (zgodnie z metodą harmonogramowania „w przód” lub „w tył”)

13 forward scheduling / backward schedulingWydział Zarządzania UW forward scheduling / backward scheduling HARMONOGRAMOWANIE „W PRZÓD” (forward scheduling) – technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od początkowego terminu w horyzoncie planowania i wyznaczaniu terminów rozpoczęcia i zakończenia kolejnych operacji przez odliczenie ich długotrwałości „w przód” HARMONOGRAMOWANIE „W TYŁ” (backward scheduling) - technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od końcowego terminu w horyzoncie planowania i wyznaczeniu terminów zakończenia i rozpoczęcia kolejnych operacji przez odliczanie ich długotrwałości „w tył”

14 Wydział Zarządzania UW

15 Nazwa każdego z zadań w projekcieWydział Zarządzania UW Wprowadzanie zadań Nazwa każdego z zadań w projekcie

16 Wydział Zarządzania UWWBS – grupowanie zadań

17 Łączymy zdania przeciągając myszką jedno zadanie do kolejnegoWydział Zarządzania UW Łączenie zadań Łączymy zdania przeciągając myszką jedno zadanie do kolejnego

18 Wydział Zarządzania UWWBS

19 Kolumny list zadań Zgrupowane zadania Zadanie - poprzednikWydział Zarządzania UW Kolumny list zadań Zgrupowane zadania Zadanie - poprzednik Czas trwania Nazwa zadania Data zakończenia Data rozpoczęcia

20 Właściwości zadania Czas trwania Data rozpoczęcia Data zakończeniaWydział Zarządzania UW Właściwości zadania Czas trwania Data rozpoczęcia menu: „Project” opcja: „Task/Resourceinformation” Data zakończenia

21 Czas trwania zadań Dni = days Godziny = hours Minuty = minutesWydział Zarządzania UW Czas trwania zadań Dni = days wprowadzam: „2d” lub „2 days” Godziny = hours wprowadzam „2h” w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 godzina jest oznaczana jako „0,125 days” Minuty = minutes wprowadzam „1m” w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 minuta jest oznaczana jako „0,002 days”

22 Zadanie z zadanym terminem ukończeniaWydział Zarządzania UW Zadanie z zadanym terminem ukończenia Wybór opcji „Must Finish On” albo „Finish No Later Than” Termin ukończenia

23 Zależności między zadaniamiWydział Zarządzania UW Zależności między zadaniami Klikamy na nazwę zadania. Project Task/Resource Information Successors Type

24 Zależności między zadaniamiWydział Zarządzania UW Zależności między zadaniami

25 Zależność FS (Finish to Start)Wydział Zarządzania UW Zależność FS (Finish to Start) Termin zakończenia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B Zadanie B nie może rozpocząć się przed ukończeniem zadania A Np. A: wybór sali weselnej B: wybór orkiestry

26 Zależność FF (Finish to Finish)Wydział Zarządzania UW Zależność FF (Finish to Finish) Termin zakończenia zadania A określa termin zakończenia zadania B Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie zakończy się zadanie A Np. A: wypożyczenie quada na wakacjach na wyspie Corfu B: przemieszczanie się quadem po wyspie Corfu Np. dostawa komponentów powinna zakończyć się w momencie zakończenia montażu linii produkcyjnej, aby nie było konieczności ich magazynowania

27 Zależność SS (Start to Start)Wydział Zarządzania UW Zależność SS (Start to Start) Termin rozpoczęcia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B (czyli zadania powinny odbywać się równocześnie) Zadanie B nie może rozpocząć się przed rozpoczęciem zadania A Np. A: przygotowanie obiadu B: nakrycie do stołu

28 Zależność SF (Start to Finish)Wydział Zarządzania UW Zależność SF (Start to Finish) Termin rozpoczęcia zadania A określa termin zakończenia zadania B (tzn. B będzie trwało do momentu rozpoczęcia czynności A) Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie rozpocznie się zadanie A Np. A: rozpoczęcie nowej zmiany B: zakończenie poprzedniej zmiany Np. praca hydraulika przy zakręceniu wody w budynku

29 Wydział Zarządzania UWFS/FF/SS/SF FS FF SS SF

30 Wydział Zarządzania UWKamienie milowe Punkty (daty) zakończenia poszczególnych etapów całego projektu. Może być to określony efekt końcowy prac, punkt analizy i kontroli, punkt decyzyjny. Kamień milowy (ang. milestone) – w zarządzaniu projektami, jest to końcowy punkt, który podsumowuje określony zestaw zadań, bądź daną fazę projektu. Na wykresie Gantta kamienie milowe oznaczamy punktem (najczęściej jest to kwadrat obrócony o 45°). Oznacza on jednocześnie pewne istotne, jednorazowe zdarzenie, które można w jednoznaczny sposób określić. Może to być: podpisanie dokumentu, otrzymanie wyniku, ważne spotkanie, zatwierdzenie pracy itp. Zazwyczaj wystąpienie kamienia milowego wiąże się z dalszymi decyzjami odnośnie rozwoju projektu.

31 Kamienie milowe Duration (czas trwania) = 0 !!!!Wydział Zarządzania UW Kamienie milowe Duration (czas trwania) = 0 !!!!

32 Podsumowanie cz. 1  ZadanieWydział Zarządzania UW Podsumowanie cz. 1  Zadanie Należy przygotować harmonogram projektu w oparciu o WBS przygotowany w czasie zajęć 4

33 2. Diagram sieci zależnościWydział Zarządzania UW 2. Diagram sieci zależności

34 Diagram sieci zależnościWydział Zarządzania UW Diagram sieci zależności tj. graficzna prezentacja ścieżki krytycznej ścieżka krytyczna - cała seria zdefiniowanych zadań, których realizacja nie może być opóźniona bez wpływu na czas zakończenia całego projektu; ciąg takich zadań (podzadań projektu), że opóźnienie któregokolwiek z nich opóźni zakończenie całego projektu

35 Diagram sieci zależnościWydział Zarządzania UW Diagram sieci zależności

36 Kalendarz Dzień wolny Dzień pracujący (niestandardowo)Wydział Zarządzania UW Kalendarz Dzień wolny Dzień pracujący (niestandardowo) …godziny pracy tego dnia

37 Wybór utworzonego kalendarza dla danego projektuWydział Zarządzania UW Kalendarz c.d. Wybór utworzonego kalendarza dla danego projektu

38 Zadanie* Dostosuj kalendarz projektuWydział Zarządzania UW Zadanie* Dostosuj kalendarz projektu Utwórz nowy kalendarz dla swojego projektu Ustaw dni wolne wedle uznania Ustaw godziny pracy wedle uznania Ustaw nowy kalendarz jako kalendarz projektu

39 Planowanie zasobów projektuWydział Zarządzania UW Planowanie zasobów projektu Zasoby projektowe - to wszelkie aktywa, ludzie, sprzęt, urządzenia i zapasy o ograniczonej dostępności, których wykorzystanie może być zaplanowane (Wysocki, 2007, s. 11). OPINIE PRAKTYKÓW: Planowanie zasobów projektu – „zadbanie o to, aby człowiek pracujący na projekcie nie miał >>dziur<< w alokacji i nie miał przekroczonej alokacji.

40 Struktura podziału zasobówWydział Zarządzania UW Struktura podziału zasobów Zasoby Pracownicy Kierownictwo ….. …. Administracja Eksperci Obsługa Urządzenia Komputery Tablety Drukarki Materiały biurowe Papier Długopisy Tonery

41 Arkusz zasobów tj. tabela prezentująca zasoby ludzkie i fizyczneWydział Zarządzania UW Arkusz zasobów tj. tabela prezentująca zasoby ludzkie i fizyczne Work - zł/hour Material - zł

42 Wydział Zarządzania UWArkusz zasobów - opis

43 Dodawanie zasobów do projektuZasaoby typu work i typu material. Koszt zasobów – standard rate Ustalanie kalendarza dla każdego zasobu

44 Arkusz zasobów – dodawanie zasobówWydział Zarządzania UW Arkusz zasobów – dodawanie zasobów ‘Assign Resources’

45 Arkusz zasobów – dodawanie zasobówWydział Zarządzania UW Arkusz zasobów – dodawanie zasobów Zasób przydzielony

46 RBS (Resource Breakdown Structure) Struktura Podziału ZasobówWydział Zarządzania UW RBS (Resource Breakdown Structure) Struktura Podziału Zasobów

47 RBS (Resource Breakdown Structure)Wydział Zarządzania UW RBS (Resource Breakdown Structure)

48 Wykorzystywanie zasobówWydział Zarządzania UW Wykorzystywanie zasobów Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, każda z nich angażuje się w 100% czasu pracy Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, a każda z nich angażuje się w 50% czasu pracy

49 Zadanie** Dodaj zasoby do projektu Wprowadź minimum 15 zasobówWydział Zarządzania UW Zadanie** Dodaj zasoby do projektu Wprowadź minimum 15 zasobów Określ typ zasobów (praca lub materiał) Określ koszt zasobów uwzględniając wybrany typ Stwórz nowy kalendarz Przypisz zasoby niezbędne do realizacji poszczególnych zadań – każde zadanie powinno mieć przypisany odpowiedni zasób.

50 Analiza obciążeń pracowników (w podziale na zadania)Wydział Zarządzania UW Analiza obciążeń pracowników (w podziale na zadania)

51 Analiza obciążeń pracowników (w podziale na dni)Wydział Zarządzania UW Analiza obciążeń pracowników (w podziale na dni) Kierownik projektu ma pracować dłużej niż dostępna liczba godzin pracy!!

52 Zużycie zasobów – koszt poszczególnych zadańW arkuszu Resource Usage (lub w Tabeli Task) można dodać kolumnę z kosztem każdego z zadań zgodnie z przypisanymi zasobami. W tym celu: 1) Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnym tytule kolumny 2)Wybór: Insert column 3) Wybór z menu: Cost 4) Pojawi się dodatkowa kolumna z kosztami.

53

54 Śledzenie realizacji projektuWydział Zarządzania UW Śledzenie realizacji projektu „Save Baseline” zapisanie planu bazowego aby rozpocząć porównywanie planu z danymi o realizacji WBS -cost= zrealizowany -budget= zaplanowany Wykres Gantta -szare linie = plan bazowy -czarne przekreślenie = realizacja

55 Śledzenie realizacji projektuWydział Zarządzania UW Śledzenie realizacji projektu „Update Tasks” aktualizacja danych o wykonaniu zadań Zaplanowany czas trwania Rzeczywisty

56 Zestawienie informacji o wynikach projektuWydział Zarządzania UW Zestawienie informacji o wynikach projektu Plan Realizacja

57 Wydział Zarządzania UWhttps://www.ganttproject.biz/

58 Wydział Zarządzania UW

59 Wydział Zarządzania UWARKUSZ OSÓB

60 możliwość eksportu projektu do różnego rodzaju dokumentów (np. PDF) Wydział Zarządzania UW Zalety: darmowy intuicyjny możliwość eksportu projektu do różnego rodzaju dokumentów (np. PDF) zapisywanie w formacie MS Project generuje harmonogram generuje ścieżkę krytyczną generuje diagram sieciowy (PERT) pokazuje postęp wykonania projektu Wady: brak możliwości przypisania zasobów innych niż ludzkie słaby widok kosztów brak możliwości współpracy z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym w procesie tworzenia projektu mało czytelny diagram osób

61 https://ganttpro.com/Wydział Zarządzania UW https://ganttpro.com/

62 Bezpłatna wersja podstawowa Program do tworzenia wykresów Gantta Wydział Zarządzania UW Bezpłatna wersja podstawowa Program do tworzenia wykresów Gantta - Wersja webowa

63 Wydział Zarządzania UW

64 https://freedcamp.com/Wydział Zarządzania UW https://freedcamp.com/

65 Wydział Zarządzania UW

66 Wydział Zarządzania UW

67 Wydział Zarządzania UWhttps://slack.com/

68 Wydział Zarządzania UW

69 © Magdalena MarczewskaWydział Zarządzania UW

70 Wydział Zarządzania UW

71

72

73 Prosty, bardzo intuicyjnyW określonym zakresie darmowy Program opiera się na przygotowywaniu tablic i list na których umieszcza się poszczególne zadania Istnieje możliwość dodawania członków i ustalania kto, za które z zadań jest odpowiedzialny Można umieszczać w nim pliki, grafiki, linki Ma intuicyjne aplikacje dla przeglądarek, telefonów i tabletów z Android, iPhone i iPad, a także Kindle Fire Pozwala na dodawanie dodatkowych modułów aplikacji, tzw. ulepszeń (np. kalendarz) Pozwala tworzyć i komentować karty wykorzystując mail

74 Podsumowanie Trello Program jest prosty w obsłudze i bardzo intuicyjnyDaje wiele możliwości pod kontem realizacji poszczególnych zadań Zintegrowany z podstawowym kalendarzem Darmowy w określonym zakresie WADA: Brak harmonogramu Rozbudowana alternatywa: Bitrix24

75 https://casual.pm/ https://www.subtask.com/ https://www.droptask.com/© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW https://casual.pm/ https://www.subtask.com/ https://www.droptask.com/

76 https://basecamp.com/ pierwszy projekt jest darmowyWydział Zarządzania UW https://basecamp.com/ pierwszy projekt jest darmowy

77 Wydział Zarządzania UW

78 Wydział Zarządzania UW

79 Wydział Zarządzania UW

80 Wydział Zarządzania UWhttps://www.producteev.com/

81 Wydział Zarządzania UW

82 © Magdalena MarczewskaWydział Zarządzania UW

83 © Magdalena MarczewskaWydział Zarządzania UW Gantter

84 © Magdalena MarczewskaWydział Zarządzania UW Gantter - zadania

85 © Magdalena MarczewskaWydział Zarządzania UW Gantter - zasoby

86 © Magdalena MarczewskaWydział Zarządzania UW Gantter – ryzyka

87 Gantter – udostępnianie© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

88 Gantter – udostępnianie© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

89 Gantter http://www.gantter.com/ Prosty, intuicyjny Darmowy© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW Gantter Prosty, intuicyjny Darmowy Program wspierający zarządzanie projektami Harmonogramowanie Zasoby Kalendarze Plik dostępny w chmurze – dysk google

90 Gantter Działa w przeglądarceWydział Zarządzania UW Gantter Działa w przeglądarce Pozwala na udostępnianie plików w chmurze Możliwość dodawania niezbędnych plików i linków Funkcja chat Możliwość importowania i eksportowania plików MS Project Opcja kolorowania zadań Dostępność języka polskiego Opcja automatycznego zapisywania pliku

91 Wydział Zarządzania UWhttps://www.smartsheet.com/

92 Wydział Zarządzania UW

93 Wydział Zarządzania UW

94 Wydział Zarządzania UW

95 Wydział Zarządzania UWZadanie domowe Temat pracy: Państwa zadaniem jest indywidualne przygotowanie projektu w programie ProjectLibre. UWAGA: Projekt musi być wykonany indywidualnie! Dwie identyczne prace będą uznane za plagiat, co wiąże się z niezaliczeniem przedmiotu.

96 Wydział Zarządzania UWZadanie domowe Jak wykonać pracę? Krok 1: Należy dokładnie przeczytać treść zadania. Krok 2: Należy wybrać temat projektu. Lista tematów wypisana jest w końcowej części tego dokumentu. Krok 3: Należy przygotować WBS przedstawiający zadania oraz grupy zadań, które należy wykonać by przygotować projekt Krok 3: Należy wykonać pracę w programie ProjectLibre, zgodnie z podanymi założeniami projektowymi. Krok 4: Wykonaną w programie ProjectLibre pracę należy przesłać do (do godziny 23:59)

97 Wydział Zarządzania UWZadanie domowe Zasady zapisywania i wysyłania projektu: Zarówno plik jak i tytuł a ma nosić nazwę: gr_nazwisko_imię_nrIndeksu (np. c10_kowlaski_jan_333333) – bez polskich znaków. Prace wysłane z innym tytułem pliku lub maila nie będą sprawdzane. Pliki wysyłamy na adres: