1 Zarządzanie zespołem wirtualnym Wykład 3

2 Cele Zapoznanie się z informacjami dotyczącymi spotkań zespołu wirtualnego Zapoznanie się z informacjami dotyczącymi dynamiki zarządzania zespołem wirtualnym Dyskusja na temat roli zaufania w zespołach wirtualnych

3 Role w spotkaniach zespołu wirtualnego Właściciel – Definiuje cele i wyniki spotkania – Określa typ spotkania – Opracowuje program spotkania i przygotowuje materiały – Zaprasza uczestników – Współpracuje z facylitatorem w zakresie prowadzenia spotkania Uczestnik – Przygotowuje się do spotkania – Uczestniczy w spotkaniu Facylitator – Prowadzi spotkanie Skupia grupę na programie spotkania, utrzymuje aktywność uczestników, podsumowuje spotkanie – Przygotowuje i testuje, kontroluje i zarządza technologiami używanymi w czasie spotkania Technologia wspierająca

4 Czynności związane ze spotkaniem wirtualnym Wybór technologii i rodzaju interakcji Planowanie „kwestii ludzkich” – Wybór uczestników – Ustalenie harmonogramu spotkania – Rozwiązanie problemów logistycznych związanych ze spotkaniem Opracowanie programu spotkania i jego przeprowadzenie – Planowanie programu spotkania – Planowanie użycia technologii – Przeprowadzenie (facylitacja) spotkania

5 Wybór uczestników Nie wszyscy powinni wiedzieć wszystko w każdej chwili – Liderzy zespołu powinni kontrolować dostęp do informacji Zwłaszcza w przypadku klientów zespołu Liderzy zespołu nie powinni spędzać całego czasu pracy na spotkaniach – Wybór uczestników, którzy są związani z programem spotkania, redukuje niepotrzebne straty czasu i uwagi Spotkania mają rożny cel, który wymaga uczestnictwa różnych osób – Udostępnianie informacji – Burza mózgów i dyskusja – Wspólne podejmowanie decyzji – Rozwiązywanie problemów – Wspólna praca/produkcja

6 Opracowanie programu spotkania Program spotkania jest nie tylko listą zadań omawianych na spotkaniu. Jest to plan, który zawiera: – Listę celów – Informacje kto powinien przyczyniać się do osiągnięcia każdego z celów i jaki powinien być jego wkład – Jak osiągnąć wyznaczone cele używając technologii Dobry program spotkania bierze pod uwagę czynniki, które wpływają na motywację ludzi do komunikacji i wymiany informacji – Hierarchia/status – Opinia większości czy konsensus – Anonimowość – Bariery językowe Spotkania zespołów wirtualnych wymagają dłuższych przygotowań niż spotkania twarzą w twarz – Sprawy proceduralne i organizacja spotkania muszą być wypracowane z wyprzedzeniem

7 Ustalenie harmonogramu spotkania W pierwszej kolejności wyznacz ilości pracy – Przygotowuj wstępny program spotkania Decyduj czy spotkanie jest synchroniczne – „Spotkania” asynchroniczne są możliwe do zrealizowania Poprzez wiadomości e-mail, wspólne edytowanie dokumentu, itp. Wymagane jest ustalenie terminów realizacji W przypadku spotkań synchronicznych, wybierz czas spotkania – Bierz pod uwagę strefy czasowe Używaj systemu planowania spotkań – Takich jak doodle.comdoodle.com

8 Rozwiązywanie problemów logistycznych związanych ze spotkaniem Rozprowadzaj program spotkania z wyprzedzeniem i zaplanuj czynności przygotowawcze – Np. przedyskutuj program spotkania i procedury spotkania korzystając z e-maila Przygotowuj technologię – Dla organizatora spotkania – Dla uczestników – upewnij się, że są przygotowani – Nigdy nie zakładaj, że wszystko będzie działało – przygotuj zapasową technologię Przygotowuj możliwość tworzenia nagrań lub protokołów ze spotkania – Przygotowuj czas potrzebny na ich obróbkę po spotkaniu i rozesłanie do wszystkich uczestników

9 Przeprowadzenie (facylitacja) spotkania Sukces spotkania często zależy od jego przeprowadzenia (facylitacji) Ogólne rady: – Upewniaj się, że zespół pracuje zgodnie z programem spotkania – Kontroluj czas – Zauważaj gdy niektórzy z członków zespołu nie wypowiadali się/nie uczestniczyli w spotkaniu – Jeżeli spotkanie jest prowadzone w innym języku pozwól na „przerwy na myślenie” osobom, dla których język ten nie jest językiem ojczystym – Zwracaj uwagę i obserwuj interakcje zespołu – Na koniec podsumuj dyskusję, powtórz i zapisz podjęte decyzje, rekomendacje i działania, uzyskując zobowiązania dotyczące tego, co kto zrobi i do kiedy Lista kontrolna dotycząca procesu obserwacji spotkania (9.3)

10 Facylitacja - cele i wskazówki – 1 Pomagaj ludziom znaleźć i zapamiętać informacje – Udostępniaj program spotkania z dużym wyprzedzeniem – Poproś uczestników aby przygotowali pytania oraz istotne kwestie przed spotkaniem – Zapewniaj możliwość zapisu pytań i odpowiedzi (wraz z ich autorami) – Udostępniaj informacje nt. jak znaleźć informacje (dostęp do bazy danych, repozytoria dokumentów współdzielonych) – Sprawiaj, aby wyniki wcześniejszych spotkań/podjęte decyzje były dostępne – Zapewniaj „przerwy na myślenie” Zapewniaj możliwość wnoszenia własnego wkładu – Używaj zalet anonimowości podczas burzy mózgów – Używaj zalet anonimowości podczas głosowania/osiągania konsensusu – Opracowuj program spotkania w taki sposób, aby umożliwić pracę w podgrupach – Srawiaj, aby ludzie przygotowali opinie na kontrowersyjne tematy przed spotkaniem – Zaplanuj odpowiednią ilość czasu; zmień harmonogram punktów programu spotkania jeżeli jest to konieczne – Używaj odpowiednich technologi komunikacji

11 Facylitacja - cele i wskazówki – 2 Zwiększaj motywacje do czynnego udziału w spotkaniu – Opracowuj program spotkania w taki sposób, aby każdy miał szansę wypowiedzenia się (przejdź „wokół” wirtualnego pokoju i, jeżeli będzie taka potrzeba, zapytaj każdego z uczestników o opinię) – Używaj technologii wspólnej edycji aby pozwolić wszystkim współpracować – Opracowuj program spotkania w taki sposób, aby umożliwić ludziom dołączenie do części spotkania, podczas którego będą mieli coś do powiedzenia Zmniejszaj presje społeczną, która ogranicza uczestnictwo i interakcję – Używaj zalet anonimowości podczas głosowań, burzy mózgów i osiągania konesnsusu – Używaj technologi „tylko dane” aby zebrać wkład od członków z kultur o dużym dystansie władzy – Zbieraj rozbieżne poglądy przed spotkaniem

12 Przykładowy plan spotkania Punkt programu spotkania ProcesTechnologieCel facylitacji Przedstawianie sięPrzedstawianie się „w koło” Konferencja i wiadomości multimedialne Redukcja presji społecznej Zwiększenie motywacji Wskazanietrendów, które będą wpływały na przyszłe interesy Poproś uczestników aby anonimowo stworzyli burzę mózgów przez 5 minute Używaj systemów anonimowego równoległego udzielania się, który pozwala wszystkim uczestnikom obserwować wprowadzane dane na ekranie Zwiększenie możliwości udzielania się Zwiększenie zapamiętywalności informacji Redukcja presji społecznej Rozpoczęcie klasyfikacji pozycji z listy Poproś uczestników aby przejrzeli listę, skomentowali i wybrali 5 najlepszych pozycji Użyj narzędzi do komentowania i klasyfikowania Zwiększenie możliwości udzielania się Redukcja presji społecznej Rozszerzenie listyPoproś uczestników aby dokonali przeglądu najlepszych pozycji z listy i dodali te, które są związane z pierwszą 10tką Używaj anonimowej burzy mózgów wykorzystując system elektronicznych spotkań Wyróznij nowe pozycje na liście Zwiększenie możliwości udzielania się

13 Przykładowy plan spotkania Punkt programu spotkania ProcesTechnologieCel facylitacji Podział pierwszych dziesięciu pozycji na kategorie Poproś uczestników aby stworzyli kategorie związane z pozycjami z listy i sklasyfikowali te pozycje korzystając ze stworzonych kategorii Używaj funkcji organizatora systemu elektronicznych spotkań Zwiększenie zapamiętywalności informacji Redukcja presji społecznej Ocena każdej z kategorii w zależności od jej znaczenia dla przyszłych trendów Używaj wielokryterialnego systemu oceniania Zwiększenie możliwości udzielania się Redukcja presji społecznej Decyzja jak bardzo członkowie zespołu są pewni kategorii Poproś członków zespołu aby zagłosowali w sprawie swojej pewności siebie odnośnie kategorii Użyj opcji głosowania systemu elektronicznych spotkań Zwiększenie możliwości udzielania się Zwiększenie zapamiętywalności informacji Redukcja presji społecznej DyskusjaPrzedyskutuj wyniki głosowaniaKonferencja audio/videoZwiększenie możliwości udzielania się Zamknięcie i zaplanowanie kolejnych kroków Poproś uczestników aby zgłosili się na ochotnika do czynności stanowiących kontynuację spotkania Konferencja audio/video E-mail Zwiększenie motywacji

14 Model zarządzania zespołem Dynamika zadań 1.Powstawanie 2.Rozwiązywanie problemów 3.Rozwiązywanie konfliktów 4.Wykonanie Dynamika społeczna 1.Interakcja i włączenie 2.Określenie pozycji, statusu i roli 3.Przydzielenie władzy oraz zasobów 4.Interakcja i uczesnictwo

15 Dynamika zadań Celem dobrze zarządzanej dynamiki zadań jest zwiększenie wydajności zespołu Powstawanie – Wybór celów – Stworzenie planów wstępnych – Stworzenie pomysłów Rozwiązywanie problemów – Wybierz problemy techniczne, które muszą być rozwiązane – Rozwiąż problemy, które mają jasne, poznawalne rozwiązania – Rozwiąż niejednoznacznych problemów Rozwiązywanie konfliktów – Rozwiąż konflikty związane z różnymi punktami widzenia – Rozwiąż konflikty wywodzące się z róznic interesów Wykonanie – Wykonaj zadania – Wskaż bariery organizacyjne ograniczające efektywność

16 Przejścia w dynamice zadań Etap 1: Powstawanie Etap 2: Rozwiązywanie problemów Etap 3: Rozwiązywanie konfliktów Etap 4: Wykonywanie

17 Dynamika społeczna Celem dobrego zarządzania dynamiką społeczną jest spójność zespołu – Zwiększa motywację, zaufanie, jakość interkacji – Redukuje konflikty Interakcja/włączanie – Zapewnia „włączanie” członków zespołu i okazje do uczestnictwa – Definiuje pierwotne role Określenie pozycji, statusu i roli – Wskaż status członków zespołu – Wyjaśnij i dopracuj role i kompetencje Przydzielenie władzy oraz zasobów – Wskaż jak władza/wpływy są przydzielane w zespole Interakcja i uczesnictwo – Zapewnij równomierne uczestnictwo – Zapewnij efektywną interakcję i komunikację

18 Przejścia w dynamice społecznej Etap 1: Interakcja i włączenie Etap 2: Określenie pozycji, statusu i roli Etap 3: Przydzielenie władzy oraz zasobów Etap 4: Interakcja i uczesnictwo

19 Czynniki mające wpływ na dynamikę zespołu Skład zespołu – Lista kontrolna złożoności struktury zespołu (9.2) – Różnorodne kultury – Małe doświadczenie w pracy międzykulturowej – Różnorodne funkcje w organizacji – Więcej niż 12 członków – Rożne miejsca Otoczenie zespołu – „Osadzenie” w organizacji – Dynamika otoczenia – Charakter zadań Czas

20 Wpływ czasu na dynamikę zespołu W czasie pomiędzy powstaniem a wykonaniem zespół może przechodzić przez cztery wydarzenia: – Odstąpienie od pierwotnych planów i programów spotkań – Uczucie pilności i próby ukończenia zadań – Odnowiona umowa pomiędzy zespołem i jego otoczeniem organizacyjnym – Nowe uzgodnienia Poziom spójności, współpracy i konfliktu może ulec zmianie po tych wydarzeniach

21 Mierzenie wydajności zespołu Symptomy problemów: – Nierównomierna aktywność – Presja grupy – Efekt gapowicza – Niekompletne używanie posiadanych informacji Kryteria skuteczności – Pośrednie Stopień zaangażowania członków zespołu (czas i wysiłek) Używanie odpowiednich strategii pracy Kamienie milowe – Ostateczne Produkty cząstkowe prac Przegląd produktów cząstkowych prac przez klientów Wewnętrzny przegląd pracy zespołu przez członków zespołu oraz sponsorów

22 Zarządzanie problemami zespołu Cztery kategorie problemów: – Brak czasochłonnego przejścia do poźniejszych etapów dynamiki zadań – Znaki niewykorzystanych zasobów (czasu i wysiłku członków zespołu) oraz okazji – Słaba ocena pośrednia Brak kamieni milowych lub produktów cząstkowych prac – Słaba ocena ostateczna Złe opinie klientów nt. wyników końcowych pracy Negatywny odbiór pracy zespołu przez członków zespołu

23 Zawieszenie pracy zespołu Zespoły nie „rozpływają się” Zakończenie projektu może wymagać rozwiązania zespołu – Jest to etap przejściowy z własnymi prawami Zespoły powinny przeprowadzić końcowe spotkanie podsumowujące – Pozwalające krytycznie spojrzeć na jakość ich pracy Zespoły powinny przeprowadzić nieformalne spotkanie końcowe – Świętować osiągnięcia – Opłakiwać straty ;] – Przekazać podziękowania i wyrazy uznania innym członkom zespołu – Zaplanować przyszłość