1 Zarządzanie zespołem wirtualnymWykład 2

2 Cele Poznanie podstaw zarządzania zespołemPrzedyskutowanie różnic występujących pomiędzy zespołami realnymi i wirtualnymi Poznanie sposobów tworzenia zespołów wirtulnych Poznanie niezbędnych ról członków zespołu Poznanie niezbędnych kompetencji członków zespołu

3 Rodzaje zespołów wirtualnych – 1Sieciowe Członkostwo jest rozsiane i płynne; członkowie przychodzą i odchodzą w miarę potrzeb. Zespół nie ma ściśle określonych granic w ramach organizacji. Równoległe Zespół ma ściśle określone granice i członkostwo. Zespół pracuje przez krótki okres czasu w celu stworzenia zaleceń dotyczących poprawy procesu lub systemu. Projektowe lub rozwijające produkt Zespół charakteryzuje się płynnym członkostwem, śćisłymi granicami oraz określonym klientem, wymaganiami technicznymi i wynikami pracy. Zajmuje się zadaniami wymagającymi dłuższego okresu czasu, które nie są rutynowe. Zespół posiada kompetencje do podejmowania decyzji.

4 Rodzaje zespołów wirtualnych – 2Praca lub produkcja Zespół charakteryzuje się wyraźnym członkostwem i ściśle określonymi granicami. Członkowie wykonują regularną i stałą pracę, zazwyczaj w obrębie jednego obszaru funkcjonalnego. Usługi Zespół charakteryzuje się wyraźnym członkostwem i wspiera bieżących klientów, aktywność w sieci. Zarządzanie Zespół charakteryzuje się wyraźnym członkostwem i pracuje regularnie przewodząc działaniom korporacyjnym. Działania Zespół podejmuje natychmiastowe działania, zazwyczaj w sytuacjach awaryjnych. Członkostwo może być płynne lub wyraźnie określone.

5 Czynniki sukcesu zespołów wirtualnychPolityka zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji Szkolenia i edukacja Normy organizacyjne i procesy zespołowe Elektroniczne technologie wspierające współpracę i komunikację. Kultura organizacyjna Przywództwo Utworzenie statutu zespołu oraz norm

6 Złożoność zespołu wirtualnegoCzłonkowie pochodzący z więcej niż jednej organizacji   Członkowie pełniący więcej niż jedną funkcję Członkowie, którzy przechodzą i odchodzą z zespołu Rozproszenie geograficzne większe niż trzy sąsiadujące strefy czasowe Rozproszenie geograficzne powodujące różnice w czasie rzędu 8-12 godzin Członkowie pochodzący z więcej niż dwóch kultur Członkowie, których językiem ojczystym jest inny język niż większości zespołu Członkowie, którzy nie mają równego dostępu do elektronicznych technologii wspierających komunikację i współpracę Członkowie, którzy nie są formalnie przypisani do zespołu

7 Umowa zespołu oraz normy – 1Statut: umowa prowadząca do osiągania wyników Teoria zasad społecznych: każda aktywność społeczna jest oparta na porozumieniu Porozumienie może być niejawne Jawne porozumienia wyrażają wspólną wizję i określają drogę do osiągnięcia pożądanych wyników Porozumienie nie może zawierać wszystkiego Konflikty nie mogą (i nie powinny) być wyeliminowane Rozwiązywanie konfliktów prowadzi do nowych porozumień Ćwiczenie: napisz kartę zespołu dla swojego własnego zespołu

8 Umowa zespołu oraz normy – 2Elementy karty zespołu Cel i wizja Role członków zespołu Zobowiązania Np. „będę odpowiadał na e w ciągu 3 dni” ;] Zobowiązania muszą być sprecyzowane: muszą zawierać czas działania lub wartości Kryteria i procedury oceny Cele drużynt i poszczególnych jej członków powinny być wymierne Procedury oceny powinny być określone Kto będzie oceniał pracę i w jaki sposób? Kto będzie zatwierdzał wyniki pracy i w jaki sposób? Konsekwencje Konsekwencje niespełnienia zobowiązań Rozwiązywanie konfliktów i renegocjacja porozumień Procedury rozwiązywania konfliktów i renegocjowania karty Np. „Zespół osiąga porozumienie w kontrowersyjnej sprawie poprzez głosy większości. Głos lidera zespołu jest liczony podwojnie.”„Co dwa miesiące zespół bedzię spotykał się na sesji oceniającej.”

9 Przykładowe normy zespołoweKategorie norm zespołowych Utrzymywanie kontaktu z innymi członkami zespołu Zarządzanie spotkaniami Podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów Zarządzanie konfliktami Wspólna praca nad tworzeniem lub zmianami dokumentów Inne Przeczytaj i przedyskutuj prospekt dotyczący norm zespołowych (strony )

10 Identyfikacja otoczenia zespołuJak dobrze Twoja organizacja wspiera zespoły wirtualne? Ćwiczenie: wypełnij listę kontrolną oceny środowiska zespołowego firmy/organizacji dla której pracowałeś/aś (lista kontrolna 1.2) Kim są zewnętrzni interesariusze zespołu? Klienci Zwolennicy i sponsorzy Potencjalni krytycy lub przeciwnicy Rodzaje interesariuszy Typ 1: Dwie do czterech osób, których opinie są krytyczne dla sukcesu zespołu Typ 2: Grupy, których opininie są krytyczne dla sukcesu zespołu Typ 3: Wszyscy inni

11 Wybieranie członków zespołuModel COIN Podstawowi członkowie zespołu Dodatkowi członkowie zespołu Pomocniczy członkowie zespołu Kryteria oceny indywidualnych członków Kryteria oceny zespołu

12 Ukierunkowanie zespołuPierwsze spotkanie zespołu lub budowanie zespołu Poproś każdego członka zespołu aby opisał: Jego umiejętności i przygotowanie Jego doświadczenie w pracy zespołowej Jego relacje z interesariuszami zespołu Jego zaintersowania Udostępnij życiorysy członków zespołu Przejrzyj harmonogramy i produkty cząstkowe prac Przedyskutuj kartę zespołu

13 Lista kontrolna ukierunkowania nowego zespołu – 1Pierwsze spotkanie twarzą w twarz z liderem zespołu Powitanie w drużynie Przegląd misji, przeznaczenia, karty i celów zespołu Przegląd produktów cząstkowych prac oraz harmonogramu Przegląd ról i listy obowiązków Tworzenie ról, list obowiązków oraz produktów cząstkowych prac dla nowych członków zespołu Wprowadznie do systemu partnerskiego Przegląd stanu harmonogramu spotkań i dostępności (telefon, itp.) Określenie, że każdy członek zespołu posiada odpowiednie zaplecze techniczne i zasoby

14 Lista kontrolna ukierunkowania nowego zespołu – 2Pierwsze spotkanie robocze z interesariuszami zespołu Przedstawianie się Przegląd ukierunkowania „twarzą w twarz” i odpowiedzi na pytania Zarys przygotowania i roli każdego z członków zespołu Zarys działalności klienta Zarys norm zespołu, kodeksu postępowania wraz z ze „zdalnymi” normami (etykieta rozmów telefonicznych i podobne) Przegląd oprogramowania lub innych technologii pracy grupowej oraz wymagań technicznych wraz z wprowadzeniem, jeżeli jest to stosowne Przegląd metod przedstawiania nowych członków zespołu podczas kolejnych spotkań zespołu Szkolenie w czasie pierwszego posiedzenia w zakresie technologii pracy grupowej, jeżeli jest to potrzebne Wskazanie miejsca, w którym przechowywane są notatki ze spotkań oraz odpowiadanie na pytania z nimi związane

15 Efekty pierwszego spotkania zespołu – 1Członkowie zespołu rozumieją kartę zespołu, misje oraz zakres działalności zespołu. Zespół tworzy normy zachowań w zespole oraz procesy zespołowe. Jak ustalać spotkania; kto posiada kompetencje do planowania czasu innych; używanie elektronicznych systemów harmonogramowania i kalendarzy Jak często należy odsłuchiwać pocztę głosową oraz odpowiadać na wiadomości Etykieta spotkań twarzą w twarz, konferencji głosowych oraz telekonferencji W jaki sposób będzie tworzony oraz rozpowszechniany plan spotkań W jaki sposób będzie dzielony czas spotkań (okresy czasu oraz metody) Kto będzie wspomagał organizację spotkania Członkowie zespołu rozumieją swoje listy obowiązków oraz listy obowiązków innych członków zespołu. Listy obowiązków wszystkich członków zespołu są sprawdzone i uzgodnione.

16 Efekty pierwszego spotkania zespołu – 2Zespół tworzy plan użycia technologii zawierający Uzgodnienia dotyczące głównego typu pracy (równoległa, sekwencyjna, sekwencyjna zbiorcza) Technologie potrzebne dla danego typu pracy Informacje w jaki sposób wymieniane będą informacje oraz dokumenty Sprzętowe i programowe potrzeby członków zespołu ( , faks, telefon, video itd.) Informacje w jaki sposób dokumenty będą przechowywane (strona zespołu, pliki dzielone lub inne) Informacje kiedy oznaczać wiadomości lub dokumenty jako „pilne”, „ważne” itp. Sposoby nabywania nowych technologii (np. technologie pracy grupowej, elektroniczne systemy spotkań) Szkolenia oraz ukierunkowanie członków zespołu w zakresie technologii Przegląd problemów z kompatyblinością (MAC czy PC, edytory tekstu, dostawcy internetowi)

17 Efekty pierwszego spotkania zespołu – 3Zespół tworzy plan komunikacji zewnętrznej: Którzy interesariusze, partnerzy, zwolennicy i inni będą otrzymywać informacje i kiedy? Którzy członkowie zespołu będą koordynowali kontakty z tymi grupami oraz odpowiadali na pytania? Zespół określa w jakis sposób będą oceniane postępy: Częstotliwość spotkań zespołu Wstępny program spotkań oceniających Czyja obecność będzie wymagana W jaki sposób będą odbywały się spotkania (konferencje głosowe, telekonferencje, spotkania twarzą w twarz itd.) Prowadzone są czynności budujące zespół i omawiane są normy zespołowe

18 Niezbędne role członków zespołuRole koordynacji i współpracy Ambasadorzy zespołu Zwiadowcy zespołu Wewnętrzni koordynatorzy zespołu Twórcy wewnętrznego zaufania w zespole Nauczyciele zespołu Wcieleni do zespołu Role autonomiczne Bycie samorządnym ekspertem Komunikowanie się z liderem zespołu Rozwiązywanie konfliktów Asertywne planowanie pracy zespołowej

19 Czynności roli koordynacji i współpracyWspółpraca z zarządem lokalnym w zakresie zespołu i postępów Systematyczne składanie raportów dotyczących lokalnych obaw, zainteresowań i reakcji na pracę zespołu Składanie raportów dotyczących postępów prac oraz sukcesów cząstkowych innym członkom zespołu Ocenianie wpływu własnych działań na innych członków zespołu Omawianie poziomu koordynacji i współpracy odpowiedniego dla zespołu Poświęcanie czasu na dzielenie wiedzy

20 Czynności roli autonomicznejUczestnictwo w działaniach zespołu wymagających specjalistycznej wiedzy Godzenie konkurujących priorytetów zespołu, innych zespołów oraz lokalnych potrzeb Wyjaśnianie niejasnych zadań z liderem zespołu i/lub z innymi członkami zespołu Podejmowanie inicjatywy przeprowadzania czynności związanych z budowaniem sieci kontaktów i rozszerzaniem granic w imieniu zespołu Ocenianie własnego wkładu i postępu zespołu w zestawieniu z własnymi celami osobistymi

21 Niezbędne kompetencje członków zespołu – 1Zarządzanie projektem Planowanie i organizowanie indywidualnej pracy tak, aby odpowiadała harmonogramonowi zespołu Rozwijanie i używanie metod raportowania postępu i problemów Monitorowanie i kontrolowanie kosztów Podejmowanie działań pozwalających „wrócić na tor” Dokumentowanie i dzielenie doświadczeń poszczególnych członków Budowanie sieci kontaktów Znajomość krajobrazu organizacyjnego i osób w nim będacych Znajomość pytań, które należy zadać aby poznać perspektywę innych Utrzymywanie wytycznych dotyczących kiedy spotkać się z ludźmi twarzą w twarz, kiedy wysłać wiadomość a kiedy ich unikać Zdolność dostrzegania innych punktów widzenia i współodczuwania z różnymi grupami Używanie technologii Używanie odpowiedniej technologii do komunikowania się, koordynowania, współpracy, mając na uwadze zadanie oraz przygotowanie innych członków zespołu Wiedza na temat dostępu do szkoleń lub pomocy związanych z nowymi technologiami Znajomość etykiety dotyczącej używania technologii Wiedza na temat planowania i prowadzenia zdalnych spotkań zespołu Tworzenie systemów kopii zapasowych na wypadek awarii planowanej technologii

22 Niezbędne kompetencje członków zespołu – 2Samorządność Umiejętności tworzenia osobistych i zawodowych priorytetów i celów Umiejętności wyznaczania priorytetów pracy i określania ograniczeń Umiejętności tworzenia i wykorzystywania okazji dotyczących indywidualnej nauki, rozwoju i satysfakcji zawodowej Umiejętności przejmowania inicjatywy w celu zmiany metod pracy i procesów po to aby spełnić wymagania Rozszerzanie granic Zrozumienie wpływu norm kulturowych na pracę i współpracę Zrozumienie jak różnice w kulturach narodowych, funkcjonalnych i organizacyjnych wpływają na style pracy, interakcje w zespole, oczekiwania członków zespołu i dynamikę zespołu Wrażliwość na różnice w praktyktach biznesowych w różnych częściach świata Zrozumienie sposobów działania organizacji i ich struktur Umiejętność spojrzenia z dystansu na pracę i przedsiębiorstwo Świadomość relacji międzyludzkich Posiadanie świadomości występowania styli interpersonalnych i ich wpływu na innych Zbieranie opinii na temat danego stylu interpersonalnego od członków zespołu Omawianie interpersonalnych sił i słabości jednego z członków zespołu z pozostałymi członkami i zapewnianie odpowiednich rad ich dotyczących Umiejętność planowania doświadczeń prowadzących do ulepszeń

23 Ocenianie i rozwijanie kompetencji członków zespołuWypełnij listę kontrolną (6.1) aby ocenić siebie Wymień się oceną ze swoim kolegą i przedyskutuj sposoby pozwalające rozwinąć Twoje umiejetności oraz zgromadzić więcej doświadczenia w obszarach, w których są najsłabsze Burza mózgów: jakie inne umiejętności/doświadczenia są ważne dla: Zarządzania projektem? Budowania sieci kontaktów? Używania technologii? Samorządności? Rozszerzania granic? Świadomości relacji międzyludzkich?

24 Rola kultury w definiowaniu ról zespołowychDystans władzy Unikanie niepewności Indywidualizm-kolektywizm Męskość-kobiecość Kontekst