1 Zasady pracy z komputeremPrawidłowa postawa -wyprostowana sylwetka, tułów i uda powinny tworzyć kąt prosty, stopy leżeć na podłodze -dłonie powinny być lekko uniesione, nie wolno ich opierać o blat biurka

2 Zasady pracy z komputeremZasady ergonomii odległość krawędzi stolika od klawiatury powinna wynosić 10 cm głowa powinna znajdować się w odległości cm od monitora górna linia tekstu na monitorze powinna przypadać poniżej poziomu oczu blat biurka powinien znajdować się 75 cm nad podłogą łokcie powinny być zgięte pod kątem 900 odległość kolan od klawiatury powinna być jak najmniejsza po każdej godzinie pracy przed włączonym monitorem należy robić 5 minut przerwy

3 Informacja w pracy biurowejInformacja to wiadomość tworząca wiedzę odzwierciedlającą procesy i zdarzenia zachodzące w otoczeniu Aby informacja spełniała swoją role musi być: dostarczona szybko i terminowo jasna, zwięzła i wyczerpująca dokładna i rzetelna kompletna odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana

4 Rola informacji w procesie decyzyjnyminformacja decyzja polecenie działanie kontrola

5 Kierunki przepływu informacjiPionowo w dół – polecenia, instrukcje, wytyczne Pionowo w górę – sprawozdania, raporty, notatki kierownik wykonawca wykonawca

6 Selekcja i agregacja informacjiSelekcja polega na wybieraniu tylko potrzebnych informacji i jednoczesnym eliminowaniu zbędnych Agregacja polega na łączeniu informacji pojedynczych w zbiorcze

7 Zasady obiegu pism Obieg pisma – to jego droga od momentu wpływu do danej jednostki do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi Punkty zatrzymania – komórki organizacyjne, które wykonują czynności organizacyjne /np. kancelaria ogólna, sekretariat, szef jednostki/

8 Systemy kancelaryjne Czynności kancelaryjne – czynności związane z obiegiem pism – przyjmowanie, rozdzielanie, doręczanie, rejestrowanie, znakowanie, aprobata… Instrukcja kancelaryjna – zbiór przepisów wewnętrznych regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych

9 Systemy kancelaryjne System dziennikowy System bezdziennikowySystem mieszany

10 Rzeczowy wykaz akt wykaz akt powstaje w jednostce organizacyjnej, akta dzieli się na klasy według rodzaju załatwianych spraw. Zagadnienia określa się za pomocą haseł i symboli klasyfikacyjnych

11 Przyjmowanie pism według systemu bezdziennikowegoporządkowanie i grupowanie otwieranie i sprawdzanie sprawdzanie załączników przystawianie pieczęci wpływu

12 Pieczęć wpływu Powiatowy Urząd Pracy w Kępnie Wpłynęło dnia …………………..Termin załatwienia sprawy……. Kierowano do…………………… Podpis…………………………….

13 Rozdzielanie i załatwianie pismDekretowanie – czynności rozdzielania pism i nanoszenia na nie informacji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy Referent Jan Kowalski Załatwić w porozumieniu z kierownikiem działu kadr W terminie do roku Jan Nowak

14 Merytoryczne /uzależnione od faktycznego stanu/i formalne /zgodne z przepisami/ załatwienie sprawy

15 Prekluzyjne /po upływie, których dokonana czynność prawna pozbawiona jest skutków prawnych/i porządkowe /wszystkie pozostałe/ terminy załatwiania spraw

16 Znak pisma System dziennikowy Nasz znak: NA-IV-4/68/365/2010 System bezdziennikowy Nasz znak: NA /2010

17 Wysyłanie pism według systemu bezdziennikowegoSprawdzenie poprawności formalnej pisma Odciśnięcie na kopii stempla z datą wysłania Wpisanie pism wartościowych, poleconych do pocztowej książki nadawczej Zaadresowanie koperty

18 Akta kategorii A Akta kategorii B Akta kategorii BC /B1, B12, B20/ARCHIWUM BIURO Akta kategorii A Akta kategorii B /B1, B12, B20/ Akta o symbolu BE /BE1, E2/ Akta kategorii BC

19 Ogólne zasady redagowania pismSkuteczność pisma zależy od: formy pisma uprzejmego i pozytywnego tonu języka pisma logiki i uporządkowania treści

20 dedukcja i indukcja „W tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałam średnie wykształcenie oraz tytuł technika ekonomisty. W szkole bardzo dobrze poznałem rachunkowość i finanse…… mogę więc śmiało stwierdzić, że jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa” „Jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa, gdyż w tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałem tytuł technika ekonomisty. Bardzo dobrze znam rachunkowość i finanse…..”

21 Ogólne zasady redagowania pismprzejrzystość kompletność sugestywność zwięzłość uprzejmość zrozumiałość używanie skrótów jedna sprawa jedno pismo wyróżnianie fragmentów zwracanie się do adresata

22 skróty tytuły zawodowe, powtarzające się często wyrazy potoczne miary i nazwy jednostek metrycznych połączenia wielowyrazowe nazwy własne

23 Elementy składowe pismPole nagłówkowe Zespół Szkół Ekonomicznych nr 1 w Kępnie ul. Sienkiewicza 8 Kępno  ul. Sienkiewicza Kępno  

24 Elementy składowe pismPole adresata Szanowny Pan mgr Zbigniew Janas Dyrektor Zespół Szkół Zawodowych nr 7 ul. Widokowa 77 Kępno

25 Elementy składowe pismZwroty grzecznościowe Do premiera, ambasadora, prezydenta – 3 osoba, bez tytułów naukowych Jego Ekscelencja Jego Ekscelencja Do rektora wyższej uczelni Jego Magnificencja Jego Magnificencja

26 Elementy składowe pismOsoby duchowne Ksiądz wikariusz Wielebny Ksiądz kanonik, proboszcz Przewielebny Ksiądz biskup Jego Ekscelencja Ksiądz kardynał Jego Eminencja Papież Jego Świątobliwość

27 Elementy składowe pismZwrot pleno titulo /P.T./ Szanowni P.T. Państwo… P.T. Joanna i Marian Niklewiczowie Uprzejmie informujemy P.T. Klientów, że…

28 Elementy składowe pismPole znaków powoławczych Wasze pismo z dnia: Wasz znak: Nasz znak: Data: TK-II/344/2010 NA-V/2/56/

29 Elementy składowe pismMiejsce i data sporządzenia pisma rok r XI-09 Gorlice, dnia roku Gorlice, dnia 09 listopad 2010 roku Gorlice, dnia 09 listopada 2010 roku

30 Elementy składowe pismOkreślenie sprawy Sprawa: podanie o pracę Sprawa: zamówienie Sprawa: reklamacja

31 Elementy składowe pismTreść pisma wyjustowana z włączoną opcją dzielenia wyrazów z wyeliminowanymi pojedynczymi znakami twz. twardą spacją

32 Elementy składowe pismUkład treści pisma Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

33 Elementy składowe pismUkład treści pisma xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

34 Elementy składowe pismPrzenoszenie części pisma na następną stronę ./.

35 Elementy składowe pismPodpisy Dyrektor mgr Tomasz Waz Księgowy Dyrektor mgr Anna Nowak mgr Tomasz Waz

36 Elementy składowe pismInformacje dodatkowe załączniki „do wiadomości” rozdzielnik

37 Elementy składowe pismJeśli o załącznikach informujemy w treści pisma w polu informacji dodatkowych piszemy tylko ich ilość Załączniki: 3 W przeciwnym razie wymieniamy je: Załączniki: Załączniki: 1. Plan miasta 1) plan miasta 2. Budżet 2) budżet Jeśli załączników jest więcej niż 5: Załączników: plik

38 Elementy składowe pismW podaniach o załącznikach informujemy zwrotem Do podania załączam: 1. Kwestionariusz 2. Świadectwo

39 Elementy składowe pismJeśli pismo oprócz adresata, wysyła się do wiadomości innych odbiorców, informacje te umieszcza się w polu informacji dodatkowych Do wiadomości: 1. Liceum Ogólnokształcące 2. Zespół Szkół Zawodowych

40 Elementy składowe pismJeśli identyczne pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu informacji dodatkowych umieszcza się informację Wg rozdzielnika, a rozdzielnik umieszcza się w informacjach dodatkowych Rozdzielnik: 1. Liceum Ogólnokształcąca 2. Zespół Szkół Zawodowych

41 Pisma z pismami niejawnymiTajemnica państwowa to informacja, której ujawnienie osobom nieupoważnionym może spowodować istotne zagrożenie dla interesów Rzeczypospolitej Polskiej albo narazić te interesy na znaczną szkodę /niepodległość, bezpieczeństwo, obronność/ Tajemnica służbowa to informacja, której ujawnienie może narazić na szkodę interes publiczne, interes obywateli lub konkretnej jednostki organizacyjnej. Z wiadomością tą zapoznaje się pracownik w związku z wykonywaniem swoich zadań zawodowych.

42 Pisma z pismami niejawnymiDokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnice państwową oznacza się klauzulą „ŚCIŚLE TAJNE” LUB „TAJNE” Zawierające tajemnice służbową klauzulą „POUFNE” lub „ZASTRZEŻONE” Zachowanie tajemnicy jest obowiązkiem każdego pracownika

43 Pisma z pismami niejawnymiW jednostkach, w których występują wiadomości objęte tajemnicą państwową, tworzona jest kancelaria tajna lub wyodrębnione stanowisko. Dostęp to informacji mają osoby posiadające pisemne upoważnienie kierownictwa. Pisma te rejestrowane są w dzienniku przeznaczonym wyłącznie dla przesyłek poufnych /także wtedy gdy stosowany jest system bezdziennikowy/

44 Struktura organizacyjnaStruktura organizacyjna to uporządkowany układ stanowisk pracy i komórek organizacyjnych z istniejącymi między nimi zależnościami. Struktura określa zatem miejsce i rolę w firmie każdego pracownika i zespołu. Wyróżnia się : Struktury liniowe Struktury liniowo-sztabowe Struktury funkcjonalne

45

46

47

48 Bezwzrokowa metoda pisania na komputerze

49 Pisma typowe