1 Zasady tworzenia budżetu projektu Konkurs – Szkolenia pracowników administracyjnych w ochronie zdrowia POWR.05.02.00-IP.05-00-007/16 Departament Funduszy Europejskich i e-Zdrowia MINISTERSTWO ZDROWIA Warszawa, 9 września 2016 r.

2 2 Wniosek o dofinansowanie Kwalifikowalność projektu oraz planowanych wydatków Nie jest gwarantem uznania na etapie realizacji projektu wszystkich wydatków za niezbędne do osiągnięcia założonych wskaźników Określa okres realizacji projektu. Jego koniec nie oznacza końca obowiązków Beneficjenta wynikających z postanowień Umowy o dofinansowanie

3 3 TEMATY WARSZTATÓW Ogólne zasady tworzenia budżetu Koszty bezpośrednie i pośrednie Koszty personelu Wkład własny Podatek od towarów i usług Dochód wygenerowany podczas realizacji projektu

4 4 Ogólne zasady tworzenia budżetu projektu Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 Załącznik nr 15 do Regulaminu konkursu www.zdrowie.gov.pl Budżet projektu jest budżetem zadaniowym - koszty kwalifikowalne przedstawione są w podziale na zadania merytoryczne oraz koszty pośrednie

5 5 Ogólne zasady tworzenia budżetu projektu Budżet projektu Koszty pośrednie – ryczałt % Koszty bezpośrednie – szczegółowo określone w WOD

6 6 Realizacja szkoleń – audyt i kontrolaSzkolenia w zakresie prawa finansowegoAntykorupcja – szkolenie XXI wieku Ogólne zasady tworzenia budżetu ZADANIA MERYTORYCZNE

7 7 NIE zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze wydatki Czy usługa cateringowa/hotelarska to zadanie merytoryczne?

8 8 Ogólne zasady tworzenia budżetu ZADANIA MERYTORYCZNE NIE Czy angażowanie personelu projektu to zadanie merytoryczne?

9 9 Ogólne zasady tworzenia budżetu projektu Szczegółowy budżet ze wskazaniem kosztów jednostkowych, jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu na etapie oceny wniosku o dofinansowanie.

10 10 Ogólne zasady tworzenia budżetu projektu Szczegółowy budżet projektu nie może zawierać: wydatków ujętych w katalogu wydatków niekwalifikowanych w projektach EFS (np. prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut, kary i grzywny – katalog kosztów niekwalifikowalnych → Wytyczne w zakresie kwalifikowalności …. ). wydatków, które są ujęte w ramach innych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, FS lub dotacji z krajowych środków publicznych.

11 11 Ogólne zasady tworzenia budżetu projektu Wymagany wkład własny beneficjenta do realizacji projektu wynosi co najmniej 3% wartości projektu. Całkowite wydatki kwalifikowane = kwota dofinansowania + wkład własny Przykład: Wnioskodawca chce uzyskać dofinansowanie w wysokości 1 mln PLN i wnosi wkład własny w wysokości 3% wartości projektu. W takim wypadku całkowita wartość projektu wynosi 1 030 927,84 PLN, a wnoszony wkład własny wynosi 30 927,84 PLN. 1.000.000,00 – 97% xxxxxxxxxxxx – 100%

12 Na jakie dwie główne kategorie dzielimy koszty w ramach projektów POWER? Koszty bezpośrednie Koszty pośrednie

13 13 Koszty bezpośrednie Dotyczą realizacji poszczególnych zadań merytorycznych w projekcie. Rozliczane są wyłącznie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. Suma kosztów bezpośrednich we wniosku o dofinansowanie wynika ze szczegółowej kalkulacji kosztów jednostkowych wykazanej we wniosku o dofinansowanie, tj. szczegółowego budżetu projektu. Koszty bezpośrednie w ramach projektu powinny zostać oszacowane należycie z zastosowaniem warunków i procedur kwalifikowalności określonych w Wytycznych oraz zawartych w załączniku nr 12 do regulaminu konkursu Wykaz typowych kosztów zakupu towarów i usług.

14 14 Koszty pośrednie Koszty administracyjne związane z obsługą projektu, których katalog został wskazany w Wytycznych, w szczególności: koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu, koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki),

15 15 Koszty pośrednie koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna), koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej projektu biuru rachunkowemu), koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem) związanych z obsługą administracyjną projektu, wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu rachunku bankowego,

16 16 Koszty pośrednie działania informacyjno‐promocyjne projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych), opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu, koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu,

17 17 Koszty pośrednie koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu, koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu, koszty ubezpieczeń majątkowych, koszty ochrony, koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń.

18 Koszty pośrednie 25% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości do 1 mln PLN włącznie, 20% kosztów bezpośrednich ‐ w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln PLN do 2 mln PLN włącznie. 15% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln PLN do 5 mln PLN włącznie, Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich jest wskazana w Umowie o dofinansowanie projektu oraz systemie SL2014.

19 Koszty bezpośrednie i pośrednie Przykład 1: Koszty bezpośrednie projektu wynoszą zgodnie z budżetem szczegółowym 800 000 PLN. W takim wypadku należy zastosować 25% stawkę kosztów pośrednich ponieważ po ich uwzględnieniu całkowita wartość projektu (koszty ogółem) wynosi 1 mln PLN. 800 000 PLN + 25% kosztów pośrednich, tj. 200 000 PLN = 1 000 000 PLN Przykład 2: Koszty bezpośrednie projektu wynoszą zgodnie z budżetem szczegółowym 850 000 PLN. W takim wypadku należy zastosować 20% stawkę kosztów pośrednich ponieważ po ich uwzględnieniu całkowita wartość projektu przekroczy 1 mln PLN. 850 000,00 PLN + 20% kosztów pośrednich, tj. 170 000 PLN = 1 020 000 PLN

20 Cross-financing i środki trwałe – takich wydatków nie możemy wykazać we Wniosku o dofinansowanie Cross - financing EFS dla ERFF EFRR dla EFS Wydatki, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu Wydatki zapewniające zasadę równości szans -wykonanie podjazdu do budynku - dostosowanie lub adaptacja budynków i pomieszczeń -zainstalowanie windy -wydatki wykazywane wyłącznie w ramach kosztów bezpośrednich

21 Jak interpretować środek trwały? od 350,00 PLN netto – Wytyczne w zakresie kwalifikowalności … od 3.500,00 PLN – ustawa o rachunkowości

22 Takie wydatki możemy wykazywać we Wniosku o dofinansowanie wynagrodzenie kadry dydaktycznej materiały dydaktyczne dla Uczestników cateringprzeprowadzenie egzaminu inne, zgodne z Regulaminem konkursu

23 Koszty związane z angażowaniem personelu Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi - Kodeksem pracy oraz Kodeksem cywilnym. Kwalifikowalnymi składnikami wynagrodzenia personelu są wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, składki na FP, FGŚP oraz wydatki ponoszone na Pracowniczy Program Emerytalny Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu.

24 Koszty związane z angażowaniem personelu Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile: obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie (nie dotyczy personelu kosztów pośrednich), wykonanie zadań jest potwierdzone protokołem wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie.

25 25 Koszty związane z angażowaniem personelu Limit zaangażowania zawodowego, dotyczy wszystkich form zaangażowania zawodowego: w przypadku stosunku pracy – uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy - do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym, w przypadku stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania – uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy).

26 26 Koszty związane z angażowaniem personelu Stosunek pracy: umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu musi obejmować wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu, nie jest możliwe angażowanie do projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego personelu projektu zatrudnionego na umowę o pracę. CZY PROWADZĄCY MA RACJĘ? CZY MOŻEMY ANGAZOWAĆ W PROJEKCIE NASZYCH PRACOWNIKÓW ZATRUDNIONYCH NA PODSTAWIE UMOWY O PRACĘ/MIANOWANIE?

27 27 Koszty związane z angażowaniem personelu TAK oddelegowanieDodatek zadaniowy dodatek specjalny umowa o pracę, ale …

28 28 Koszty związane z angażowaniem personelu Pracownica Beneficjenta (umowa o pracę), przebywająca na urlopie macierzyńskim – czy może być zatrudniona w ramach projektu w oparciu o umowę cywilnoprawną? TAK, ALE WYSOKIE RYZYKO UZNANIA WYDATKU ZA NIEKWALIFIKOWALNY: - charakter zadań uzasadnia zawarcie umowy o dzieło (nazwa umowy nie przesądza o jej charakterze) -art. 627 Kodeksu cywilnego - nie może dotyczyć zadań wykonywanych w sposób ciągły - została wskazana w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu

29 29 Koszty związane z angażowaniem personelu W przypadku stosunku pracy, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki: pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu, okres zatrudnienia lub oddelegowania pracownika jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifikowalności wydatków określonej w umowie o dofinansowanie; powyższe nie oznacza, że stosunek pracy nie może trwać dłużej niż okres realizacji projektu, zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy; przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć m.in. wskazanie w ww. dokumentach zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu.

30 30 POWER Koszty związane z angażowaniem personelu Jeżeli stosunek pracy pracownika beneficjenta tylko w części obejmuje zadania projektu (½ etatu, ¼ etatu), wydatki na wynagrodzenie w projekcie są kwalifikowalne, o ile: zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności lub opisie stanowiska pracy, zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika, wydatek związany z wynagrodzeniem odpowiada ww. proporcji.

31 31 POWER Koszty związane z angażowaniem personelu Wydatkami kwalifikowalnymi mogą być również nagrody (z wyłączeniem nagrody jubileuszowej) lub premie, o ile są spełnione łącznie następujące warunki: zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta, przyznawane są w związku z realizacją zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy.

32 32 Koszty związane z angażowaniem personelu W przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby, wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, przy czym dodatek może być przyznany zarówno jako wyłączne wynagrodzenie za pracę w projekcie albo jako uzupełnienie wynagrodzenia personelu projektu rozliczanego w ramach projektu. Dodatki do wynagrodzeń, są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego wraz ze składnikami wynagrodzenia, z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego.

33 33 Koszty związane z angażowaniem personelu Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii.

34 34 Koszty związane z angażowaniem personelu Stosunek cywilnoprawny: Wydatki na wynagrodzenie personelu zaangażowanego na podstawie stosunku cywilnoprawnego (umowa zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt menadżerski) są kwalifikowalne pod warunkiem, że są ponoszone zgodnie z zasadą uczciwej konkurencyjności.

35 35 Koszty związane z angażowaniem personelu We Wniosku o dofinansowanie, Wnioskodawca wskazuje formę zaangażowania i szacunkowy wymiar czasu pracy personelu projektu niezbędnego do realizacji zadań merytorycznych (etat/liczba godzin, umowa zlecenia/liczba godzin, umowa o dzieło/bez wskazywania liczby godzin), co stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków personelu projektu na etapie wyboru projektu oraz w trakcie jego realizacji. O tym muszę pamiętać!

36 36 Wkład własny Formy wkładu własnego Pieniężny (środki finansowe) Niepieniężny Nieodpłatna praca wolontariusza

37 Jaki to rodzaj wkładu własnego: a. koszt utrzymania sal szkoleniowych b. koszt wynajmu sal szkoleniowych c. udostępnienie sal szkoleniowych d. wolontariat wykazywany przez przedsiębiorstwo 37 Wkład własny Przedsiębiorstwo nie może korzystać ze świadczeń wolontariuszy, tym samym rozliczać ich w projekcie w ramach wkładu niepieniężnego

38 38 Wkład własny Wkład własny nie może być wniesiony w postaci: cross-financingu środków trwałych

39 39 Wkład własny Wkład własny wnioskodawcy jest wykazywany we Wniosku o dofinansowanie, przy czym to wnioskodawca określa formę wniesienia wkładu własnego. Należy wskazać, które pozycje budżetowe będą stanowić wkład własny oraz zamieścić uzasadnienie Wkład własny może być wniesiony w ramach kosztów pośrednich Szerzej o wkładzie własnym: Interpretacja Instytucji Zarządzającej umieszczona na stronie www.zdrowie.gov.pl – PO WER – Wiadomości z 31 sierpnia 2016 r. „Materiał dotyczący wnoszenia wkładu niepieniężnego” www.zdrowie.gov.pl

40 40 Podatek od towarów i usług VAT Wydatki w ramach projektu mogą obejmować koszt podatku od towarów i usług (VAT). Wydatki te zostaną uznane za kwalifikowalne tylko wtedy, gdy wnioskodawca nie ma prawnej możliwości ich odzyskania. Zapłacony VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy wnioskodawcy, zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo (czyli wnioskodawca nie ma prawnych możliwości) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot VAT. Dopuszcza się sytuację, w której VAT będzie kwalifikowalny jedynie dla części projektu. W takiej sytuacji beneficjent jest zobowiązany zapewnić przejrzysty system rozliczania projektu, tak aby nie było wątpliwości w jakiej części oraz w jakim zakresie VAT może być uznany za kwalifikowalny.

41 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013, w szczególności art. 65 41 Dochód wygenerowany w trakcie realizacji projektu Dochód Po zakończeniu realizacji projektu W trakcie realizacji projektu

42 42 Dochód wygenerowany w trakcie realizacji projektu Wnioskodawca ma obowiązek ujawniania wszelkich dochodów, które powstają w związku z realizacją projektu. Beneficjent wykazuje we wnioskach o płatność wartość uzyskanego dochodu i dokonuje jego zwrotu do dnia 10 stycznia roku następnego po roku, w którym powstał. Instytucja Pośrednicząca może wezwać beneficjenta do zwrotu dochodu w innym terminie.

43 43 Dochód wygenerowany w trakcie realizacji projektu Za dochód nie uznaje się wadium wpłaconego przez podmiot ubiegający się o realizację zamówienia publicznego na podstawie ustawy Pzp, zatrzymanego w przypadku wycofania oferty, kar umownych (w tym kar za odstąpienie od umowy i kar za opóźnienie), zatrzymanych kaucji zwrotnych oraz ulg z tytułu terminowego odprowadzania składek do ZUS/US. Płatności otrzymane przez beneficjenta w powyższych przypadkach nie pomniejszają wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.

44 Dziękuję za uwagę! Departament Funduszy Europejskich i e-Zdrowia Ministerstwo Zdrowia WWW.ZDROWIE.GOV.PL 44 NA ZAKOŃCZENIE