1 Zespół trenerów FAOW – Janina Jaszczur, Inga Kawałek, Ryszard Kamiński, Ryszard Zarudzki Zasady kontroli Wnioskodawców w PPLeader+
2 Oprac.: Inga Kawałek Kontrola realizacji projektu przez FAPA Kontrola merytoryczna: Zgodność realizacji projektu z jego planowanym zakresem Zgodność terminów realizacji z planowanym harmonogramem Zgodności miejsca realizacji projektu Analiza specyfikacji/umów z wykonawcami Poświadczenie odbioru lub wykonania prac Umożliwienie kontroli dokumentów związanych z realizacją projektu lub wizytacji terenowej (w trakcie i przez 5 lat) Kontrola formalno-rachunkowa Kontrola wydatkowania środków zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych Udokumentowanie wydatków pozwalające na precyzyjne określenie kosztów kwalifikowanych Poprawność wystawienia faktury/rachunku pod względem formalnym i rachunkowym Zgodność wydatków z harmonogramem finansowym
3 Oprac.: Inga Kawałek Kontrola zamówień w ramach PZP FAPA dokonuje pełnej kontroli poprawności przeprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych dla co najmniej 10% projektów realizowanych w ramach Działania 2.7 „Pilotażowy Program Leader +” SPO, dla których wartość wszystkich zamówień jest niższa niż 600 000 € - FAPA dokonała wyboru 20 projektów Nie stosowanie lub stosowanie nieprawidłowe przepisów ustawy rodzi konsekwencje prawne oraz może powodować wstrzymanie lub nie wykonanie określonej płatności w ramach realizacji projektu
4 Oprac.: Inga Kawałek Wymagania dotyczące kontroli wpływające na terminy realizacji projektu Stosowanie Ustawy PZP – wszyscy beneficjenci: –informowanie FAPA o wszczęciu każdego postępowania w ramach PZP – 3 dni przed rozpoczęciem –umożliwienie FAPA zapoznania się ze SIWZ i wzorem umowy –Informowanie FAPA o wyniku postępowania – 3 dni przed zawarciem umowy z wykonawcą, nie później niż 14 dni po rozstrzygnięciu postępowania Informowanie o planowanych spotkaniach najpóźniej 14 dni przed spotkaniem – wybrani beneficjenci (32): –data, godzina, dokładne miejsce –zakres tematyczny, prowadzący
5 Oprac.: Inga Kawałek Zasady pełnej kontroli zamówień publicznych wybranych beneficjentów przesłanie SIWZ, nie później niż 10 dni przed ogłoszeniem postępowania przesłanie opisów i dowodów stosowania procedur, w tym kryteriów i zasad oceny ofert oraz zasad postępowania członków komisji przetargowej i zasad odpowiedzialności za ich naruszenie - na 3 dni przed rozpoczęciem procedury przesłanie projektów umów zawieranych z wybranym wykonawcą wraz z kopią protokołu z przeprowadzonego postępowania – najpóźniej 14 dni od zakończenia postępowania oraz i 3 dni przed zawarciem umowy z wybranym wykonawcą FAPA może przeprowadzić również kontrolę poprawności przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego po zakończeniu procedury
6 Oprac.: Inga Kawałek prowadzenie ewidencji księgowej dotyczącej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji przedstawianie na żądanie FAPA w wyznaczonym przez nią terminie informacji i wyjaśnień niezwłoczne informowanie FAPA o problemach występujących w realizacji projektu, niezależnych od Beneficjenta w przypadku zmiany terminu złożenia wniosku o płatność – składa się wniosek o dokonanie zmian najpóźniej na 40 dni przed upływem planowanego terminu złożenia wniosku o płatność (określonego w umowie) Inne zobowiązania wynikające z umowy o dofinansowanie
7 Oprac.: Inga Kawałek Przesunięcia budżetowe w ramach jednego etapu w ostatecznym rozliczeniu kwota pomocy nie może przekraczać wnioskowanej kwoty dotacji przesunięcia w budżecie projektu pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów kwalifikowanych w ramach jednego etapu o nie więcej niż 10% - nie wymagają wyjaśnień przesunięcia pomiędzy pozycjami większe niż 10% wymagają pisemnego wyjaśnienia i zaakceptowania wyjaśnień przez FAPĘ
8 Oprac.: Inga Kawałek Przesunięcia budżetowe pomiędzy etapami Jeżeli planuje się przesunięcia środków pomiędzy etapami – trzeba złożyć wniosek o zmianę Umowy: najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność – jeżeli przesunięcie środków skutkuje obniżeniem wysokości kosztów danego etapu i zwiększeniem wysokości kosztów etapu późniejszego najpóźniej na 40 dni przed upływem terminu złożenia wniosku o płatność w ramach etapu, którego koszty mają zostać zwiększone
9 Oprac.: Inga Kawałek Zasadnicze dokumenty związane z rozliczeniem projektu dokumentacja dotycząca zamówień publicznych (PZP), o ile występują wniosek o płatność załączniki do wniosku o płatność (dokumenty potwierdzające wydatkowanie środków i realizację zadań) sprawozdanie końcowe z realizacji projektu
10 Oprac.: Inga Kawałek Praktyczne wskazówki dotyczące obiegu dokumentacji projektowej opracowanie schematu obiegu dokumentacji w ramach projektu (z uwzględnieniem zasad kontroli ze strony FAPA oraz podziału kompetencji i obowiązków pomiędzy poszczególnymi jednostkami Beneficjenta i wykonawcami) przygotowanie wzorów dokumentów funkcjonujących w ramach projektu: projektów umów, zamówień, wzorów oświadczeń, protokołów odbioru, sprawozdań zabezpieczenie odpowiednich warunków w umowach z wykonawcami dotyczących kontroli i sprawozdawczości
11 Oprac.: Inga Kawałek Uczestnicy systemu obiegu dokumentacji FAPA Beneficjent: –osoba upoważniona do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta –komórki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań Beneficjenta: koordynator projektu księgowość komórka odpowiedzialna za zamówienia publiczne Wykonawca